Elektronische Rechnungen

Lesen Sie die wichtigsten 10 Gründe für E-Invoicing

Viele Geschäftspartner in ganz Europa tauschen Rechnungsdaten und Dokumente schon heute elektronisch aus – Tendenz steigend. Und ab Ende 2018 muss die öffentliche Hand EU-weit elektronische Rechnungen annehmen. Kurzum: Die E-Rechnung wird zum Standard. Das ist kein Zufall. Denn von E-Invoicing profitieren Handelspartner in vielfacher Hinsicht.

1. Sie sparen ganz einfach Zeit

Mit E-Invoicing können Sie die Durchlaufzeiten für aus- und eingehende Rechnungen deutlich verkürzen. Denn nahezu alles läuft digital und lässt sich automatisieren. So entfallen viele manuelle Arbeitsschritte und auch viele Fehlerquellen: 

• von Produktion und Versand über Zahlungskontrolle und Mahnung bis zu Zahlungsverbuchung und Archivierung 
• von Eingang und Erfassung über Prüfung, Bestellabgleich und Reklamation bis zu Zahlung und Archivierung

Zeitsparend ist auch der Einstieg ins E-Invoicing, weil technische Umsetzung und Bedienung supereinfach sind. Sie können praktisch von jetzt auf gleich loslegen. 

2. Sie sparen jede Menge Geld

Mit E-Invoicing können Sie Ihre Prozesskosten um bis zu 80 Prozent senken, allem voran durch die geldwerte Zeitersparnis. Darüber hinaus sparen Sie bei digitalen Ausgangsrechnungen Material-, Druck- und Portokosten – sogar bei Hybridmails, die als Papierbrief zugestellt werden. Bei digitalen Eingangsrechnungen profitieren Sie zusätzlich von einer verbesserten Skontonutzung. 

3. Sie verbessern Ihre Liquidität

E-Invoicing bringt Ihnen eine Reihe entscheidender Liquiditätsvorteile:

• Verbesserter Cashflow: Durch beschleunigten Rechnungsausgang mit entsprechend früheren Zahlungszielen haben Sie das Geld schneller auf Ihrem Konto. 
• Weniger Fixkosten: Dank transaktionsbasierter Abrechnung wandeln sich die festen Kosten der Rechnungsbearbeitung zu variablen Kosten, die Sie selber steuern können. 
• Geringere Kapitalbindung: Neben den bereits erwähnten Kosteneinsparungen und den reduzierten Fixkosten sparen Sie sich auch die IT-Investition. Denn bei Neopost E-Invoicing müssen Sie weder Hard- noch Software kaufen. 

4. Sie erhöhen Ihre Flexibilität

Mit E-Invoicing lassen sich neben Rechnungen auch andere Transaktionsdokumente elektronisch austauschen: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen usw. Dabei stehen alle gängigen Dokumenten- und Datenformate sowie Übermittlungswege zur Verfügung – inklusive Datenträgerexport und Schnittstellen zu ERP- und CRM-Systemen. So sichern Sie sich selber alle Möglichkeiten und können auch die Wünsche Ihrer Geschäftspartner erfüllen.

5. Sie gewinnen volle Kontrolle

E-Invoicing bringt Ihnen maximale Prozesssicherheit und Transparenz. Dokumentenfreigabe, Versand und Empfang lassen sich kontrolliert steuern. Zudem haben Sie immer alles im Blick und im direkten Zugriff. Denn sämtliche Dokumente werden automatisch in digitalen Aus- und Eingangslisten gespeichert, bei Bedarf auch nach Kunde und/oder Projekt. So können Sie die Transaktionen bequem überwachen und die Transaktionskosten obendrein.

6. Sie sparen Papier und schonen die Umwelt

Mit E-Invoicing lässt sich nahezu die ganze Transaktionspostbearbeitung völlig papierlos abwickeln. So können Sie nicht nur Dokumente ohne Medienbruch weiterverarbeiten. Sie reduzieren auch Ihren Papierverbrauch signifikant und sparen dadurch Material-, Beschaffungs-, Lagerhaltungs- und Archivkosten. Gleichzeitig leisten Sie einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz.

7. Sie steigern Ihr Image und Ihre Marktchancen

Als moderne, zuverlässige und umweltfreundliche Lösung wird E-Invoicing zur Visitenkarte Ihres Unternehmens. Damit demonstrieren Sie Fortschrittlichkeit, Vertrauenswürdigkeit und Verantwortungsbewusstsein. Eigenschaften die vielfach den Ausschlag geben, wenn Unternehmen Handelsbeziehungen einem Benchmarking unterziehen oder sich nach geeigneten Geschäftspartnern umschauen.

8. Sie stärken Geschäftsbeziehungen und Kundenbindung

Immer mehr Handelspartner verlangen digitale Rechnungen, ob B2B oder B2G. Gleichzeitig wollen Unternehmen zunehmend auch eigene Rechnungen digital versenden. Mit E-Invoicing können Sie als Sender und Empfänger individuell auf die Wünsche Ihrer Geschäftspartner eingehen. So erhöhen Sie die allseitige Zufriedenheit, fördern die Kundenbindung und festigen die Beziehungen nachhaltig.

9. Sie gehen auf Nummer sicher

Server nach deutschen Sicherheitsvorschriften, gesicherte Leitungen, verschlüsselte Übertragung und die penible Einhaltung aller relevanten Gesetze: So garantiert Ihnen E-Invoicing größtmöglichen Datenschutz, rechtskonforme Rechnungen und eine rechtssichere Archivierung. Darauf können sie sich bei Neopost verlassen. Genauso wie auf die fristgerechte Umsetzung offizieller E-Rechnungs-Standards.

10. Sie sind für die Zukunft gerüstet

In Europa wird E-Invoicing immer beliebter – nicht nur in der Privatwirtschaft, sondern auch bei der öffentlichen Hand. Österreich hat die strukturierte „e-Rechnung an den Bund“ schon vorgeschrieben. Und bald könnte die digitale Rechnungsstellung auch in anderen Ländern Pflicht werden. Denn die Behörden stellen gerade europaweit um. Spätestens 2018 müssen alle öffentlichen Auftraggeber E Rechnungen entgegennehmen, die dem neuen EU-Standard entsprechen. Damit gibt der Gesetzgeber die Richtung klar vor. Also wird es für Unternehmen höchste Zeit, sich mit E Invoicing zu befassen und die Weichen zu stellen – für die Zukunft.