La connaissance est le pouvoir : Ce que sait votre compteur postal

Les machines à affranchir permettent aux entreprises d'économiser du temps et de l'argent, en les aidant à expédier leur courrier rapidement et de manière professionnelle. Les entreprises de toutes tailles et de tous types savent qu'elles peuvent compter sur elles pour un traitement efficace du courrier sortant, mais savent-elles que leur machine à affranchir peut faire plus ? Avec un ensemble de rapports appropriés, la machine à affranchir peut fournir des informations précieuses pour aider les entreprises à récupérer et même à réduire davantage les frais d'affranchissement.

La machine à affranchir peut sembler être le dernier recours en matière de communications professionnelles. Après tout, les informations ont été rassemblées, les documents ont été créés, le bon affranchissement a été appliqué ; une fois que le courrier est sorti, c'est la fin de l'histoire, n'est-ce pas ? C'est possible, mais comme pour tous les bons processus d'entreprise, il y a un cycle de retour d'information en attente qui peut aider à améliorer les opérations et à maximiser les économies.  

Les activités de la machine à affranchir contiennent une mine d'informations commerciales qui, exposées, peuvent fournir de précieuses indications. Avec le bon ensemble de rapports, les entreprises peuvent :

• imputer les frais d'affranchissement à des comptes ou services spécifiques
• Identifier les économies potentielles en analysant les dépenses d'affranchissement
• Contrôler ce qui a été dépensé, par qui et combien l'entreprise doit payer les frais de port
• Optimiser les économies potentielles grâce à une meilleure connaissance des classes de courrier et des tendances d'affranchissement
• Éliminer les erreurs qui peuvent provenir du rapprochement manuel des frais d'affranchissement.

Si un grand nombre de courriers sont envoyés en première classe, ce qui n'est pas nécessaire, le bon dossier de déclaration peut révéler qu'en déclassant ces envois, l'entreprise pourrait faire des économies. De telles informations peuvent être utilisées pour communiquer les meilleures pratiques au sein de l'entreprise. Les informations peuvent être présentées dans des formats faciles à consulter, tels que des graphiques, ou dans des feuilles de calcul qui peuvent alimenter d'autres processus de reporting de l'entreprise.

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