Externalisation et dématérialisation du courrier chez C.G.S. Syndic

Grâce à la solution Neotouch, le cabinet de gestion C.G.S. optimise l’envoi de ses courriers en France et à l’international.

Rencontre avec M. Olivier Bouzat, Responsable Comptable / Technique du cabinet C.G.S.

Bénéfices clients :

• Réaffectation d’1 ETP sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que l’envoi de courriers,
• Simplicité et rapidité dans les envois de courriers en respect avec les délais légaux imposés aux syndics,
• Traçabilité en temps réel des envois,
• Accès immédiat en ligne pendant 3 ans des recommandés et de leurs preuves.

Des envois de courriers manuels chronophages

C.G.S. est un syndic spécialiste des Résidences à « Exploitation Unique », c’est-à-dire Résidences de Tourisme, Résidences Services, Résidences d’Affaires, Résidences Hôtelières, Résidences Etudiantes et Résidences Séniors.

C.G.S. gère les résidences de près de 6 000 copropriétaires et dispose d’agences couvrant tout le territoire national français.

En 2012, C.G.S. prend conscience du temps passé par ses collaborateurs sur l’impression, la mise sous enveloppe et l’affranchissement et souhaite trouver une solution lui permettant de gagner en productivité et en efficacité. En effet, les envois des convocations aux Assemblées Générales, des procès-verbaux d’A.G., des appels de fonds, des courriers... sont extrêmement longs à préparer et sensibles car ils doivent respecter les délais légaux d’envois avant l’Assemblée. « Une personne à temps plein était en charge de cette tâche laborieuse et il était compliqué pour elle de gérer les pics d’activité que nous avons à la fin de chaque trimestre et en début d’année ! Alors, même si la prestation a un coût, nous avons décidé d’investir dans une solution d’externalisation de nos envois. Nous connaissions les offres existantes sur le marché, ainsi que le professionnalisme de Quadient ; c’est pourquoi nous en avons fait notre partenaire privilégié concernant l’envoi de nos courriers », déclare M. Olivier Bouzat, Responsable Comptable / Technique du cabinet C.G.S.

Neotouch : le choix d’une solution dédiée pour les syndics

« Nous envoyons environ 1000 courriers par mois sur l’ensemble du territoire français, mais aussi à l’international. Nous avons opté pour la solution Neotouch afin d’externaliser cette tâche et traitons aujourd’hui près de 100% de nos envois via ce service. Nous en sommes très satisfaits, car nous avons optimisé notre processus d’envoi : tous nos courriers partent en quelques clics depuis nos PC et le service Neotouch se charge de leur impression, mise sous pli, affranchissement et remise en Poste », confie M. Olivier Bouzat.

La solution Neotouch Syndic dispose par ailleurs d’une interface métier dédiée au secteur d’activité des syndics pour le traitement des envois de convocations, de procès-verbaux ou encore d’appels de fonds. Elle a été conçue pour optimiser les envois en nombre de courriers physiques ou électroniques et elle permet de traiter aussi bien les envois en affranchissement prioritaire, Ecopli ou recommandé.

« Nous avons alloué un budget pour cette solution Neotouch. Néanmoins, il n’est en rien comparable avec celui d’une personne à temps plein qui était dédiée à l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des convocations/notifications... La solution Neotouch a reçu un très bon accueil de la part de cette personne, à qui nous avons pu confier des missions à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, nous avons également réalisé des économies conséquentes sur l’affranchissement, car Neotouch nous permet d’envoyer nos plis en bénéficiant de l’affranchissement en tarif industriel », témoigne M. Olivier Bouzat.

Rapidité d’envoi, traçabilité et simplicité

Grâce à cette solution, C.G.S. a gagné en simplicité et en rapidité d’envoi ; le syndic se retrouve dans une situation plus confortable pour respecter les délais légaux d’envoi de ses convocations et procès-verbaux.

De plus, à travers l’interface Neotouch Syndic, C.G.S. dispose d’un suivi en temps réel de ses envois. Tous les recommandés transmis au format papier ou électronique sont archivés en ligne pendant 3 ans, permettant à tout moment de pouvoir les consulter avec leurs preuves de dépôt et leurs accusés de réception.

« Chronophage est un mot que Quadient a fait disparaître de notre vocabulaire concernant le traitement de nos documents ! Nous recentrer sur notre cœur de métier est essentiel pour nous. En effet, nous ne pouvons nous permettre de perdre du temps sur l’expédition de nos courriers. Neotouch n’impose pas de limite en volume d’envois. Les envois à l’étranger sont également correctement pris en compte et le tout en automatique ! Qu’il s’agisse des convocations, appels de fonds, notifications de procès-verbaux, rééditions ou autres courriers simples, tout est facile, rapide, efficace et réglementaire. L’interface web pour le suivi est paramétrable à souhait. Un néophyte peut facilement s’y retrouver ! » déclare M. Olivier Bouzat.

La solution Neotouch Syndic est l’outil indispensable pour tout cabinet souhaitant un partenaire performant, efficace et professionnel.

« L’essayer, c’est l’adopter », conclut M. Olivier Bouzat.

Syndics : concentrez-vous sur votre coeur de métier grâce à la dématérialisation des documents