Automatisation des envois et dématérialisation des factures chez A Treize
Pour gagner en efficacité dans ses relances auprès des mutuelles et des particuliers, le Groupe Atreize a décidé de changer de braquet avec la solution d’automatisation des envois Neotouch. Résultat : un gain de temps pour les équipes, et des encaissements doublement accélérés pour la trésorerie.
Un volume annuel d’environ 4000 factures
Le Groupe d’ambulances A Treize célébrera ses quarante années d’existence en 2021, mais il peut déjà mesurer le chemin parcouru : ce spécialiste du transport sanitaire membre du réseau Carius recense 450 collaborateurs répartis au sein de sept entités. Il s’appuie sur une flotte de plus de 130 véhicules pour réaliser 1500 transports quotidiens et couvrir 8,5 millions de kilomètres par an. Patients, personnes à mobilité réduite, adultes handicapés mais aussi poches de sang : A Treize couvre un large panel de publics et de problématiques pour des transports à destination des établissements de santé. Et cette activité génère un flux important de documents administratifs parmi lesquels 4000 factures annuelles. « La majorité est destinée à la Sécurité sociale et aux cliniques et hôpitaux, mais près d’un tiers est adressée aux mutuelles et aux particuliers pour couvrir les 35 % du montant des prestations qui leurs échoient » expose Elisabeth Gimeno, directrice générale adjointe de l’entreprise.
La gestion des relances, une mission à plein temps
De gros efforts pour une somme de petits montants : c’est la problématique de la facturation à destination des mutuelles et des particuliers, qui demande régulièrement d’en passer par des relances pour obtenir le paiement. Dans le Groupe A Treize, une collaboratrice était spécifiquement affectée à temps plein sur cette mission, sans compter le volume de consommables et le budget nécessaires pour imprimer et affranchir les relances. D’abord sous la forme d’une lettre prioritaire, puis via un recommandé. « Nous nous sommes d’abord équipé d’une machine à affranchir auprès de Quadient pour gagner du temps dans la gestion manuelle des relances clients, et c’est à leur contact que nous avons découvert la solution Neotouch », raconte Mme Gimeno. « On a vu cela comme un moyen de générer des économies, mais aussi d’en faciliter le pilotage grâce à l’automatisation des envois et la traçabilité des procédures. »
Dématérialisez vos factures et automatisez vos envois
La chasse aux retards de paiement… et de facturation
Pour résorber ces retards de paiement, le Groupe A Treize a franchi le pas de l’automatisation courant 2019, et les bénéfices ne se sont pas fait attendre. « L’enjeu pour nous n’était pas d’être plus performant dans les sommes recouvrées, car même avec la méthode manuelle nous récupérions les montants. Mais le passage à Neotouch a clairement réduit les délais de paiement », témoigne la DG adjointe du GIE A Treize. « D’une part nous obtenons les paiements plus rapidement via les relances, d’autre part nous réemployons le temps économisé pour accélérer la facturation, ce qui nous a permis d’optimiser d’autant plus notre cash-flow. » Concrètement, outre la réduction des coûts qu’octroie la dématérialisation des relances, la mise en place d’un process automatisé réduit le temps humain consacré à des tâches à faible valeur ajoutée. Une opportunité qu’a saisie le Groupe A Treize pour réorganiser les missions de la collaboration dévolue à la gestion des relances auprès des mutuelles et des particuliers. « L’adoption de la solution Neotouch a immédiatement libéré une journée par semaine, un temps mis à profit pour établir les factures. Comme cela, nous ne prenons pas de retard dans leur envoi » se félicite Elisabeth Gimeno.
Article 80 : prêt à l’automatisation des factures dématérialisées
Les ambulanciers sont amenés à traiter avec le service public de la santé et comme l’ensemble des acteurs de la commande publique, la dématérialisation des factures est devenue la norme. Depuis le 1er octobre 2018, le paysage a été bouleversé avec l’entrée en vigueur de l’article 80 de la loi de financement de la Sécurité Sociale (LFSS). Ce dernier acte en effet la responsabilité du financement de l’ensemble des transports des patients inter et intra hospitaliers aux établissements de santé et non plus à l’Assurance Maladie. « La difficulté actuelle est que les hôpitaux ne sont pas tous prêts à recevoir des factures dématérialisées. Mais lorsque ce sera le cas, nous pourrons facilement établir des passerelles pour automatiser les envois via la solution Neotouch » précise Mme Gimeno. Un simple paramétrage de la solution d’automatisation des envois de document de Quadient suffit en effet à se connecter au portail Chorus Pro. Le bénéfice: des échanges plus fluides et la garantie de transmettre les bonnes informations pour éviter les écueils de manipulations manuelles sujettes à erreurs et oublis de saisie. Car le portail de la sphère publique ne laisse aucun droit à l’erreur, la moindre information manquante entraine le non paiement de la facture !
