1. Der Kunde weiß es am besten
„The Customer knows best“ ist ein bekanntes Sprichwort aus dem Englischen. Es erscheint offensichtlich, dass den Kunden aktiv anzusprechen, welchen Kommunikationsweg er künftig bevorzugt, ein weiterer wichtiger Schritt für die Entstehung und Erhaltung einer guten Kundenbeziehung ist. Einige Kunden möchten vielleicht noch über traditionelle Kommunikationswege erreicht werden, andere jedoch bevorzugen, nicht zuletzt durch die zunehmende Digitalisierung der Unternehmen, den elektronischen Dokumentenversand. Wichtig ist, dass ein Geschäftspartner den bevorzugten Kommunikationsweg kennt. Unternehmen riskieren es, ihre Kunden zu verprellen, wenn sie traditionelle Post außer Acht lassen und nur die digitale Kommunikation verwenden – oder umgekehrt.
2. „One size doesn’t fit all“!
Um eine Kommunikationsstrategie zu schaffen, nutzen viele Unternehmen den „One size fits all”-Ansatz. Er scheint oftmals der einfachste Weg zu sein, er kann sich aber auch als sehr ineffizient erweisen. Einfache E-Mail-Anwendungen, die meist Teil eines Standardbusinesspakets sind, werden häufig als Hauptwerkzeug genutzt, um mit Kunden auf elektronischem Weg zu kommunizieren. Diese Weise eignet sich sicher für die tagtägliche Kommunikation, für Statusab- oder Rückfragen, aber wenn es um den Versand wichtiger Geschäftsdokumente (Rechnungen oder Verträge) geht, kann sie sowohl in Bezug auf Effizienz als auch auf Compliance völlig unzureichend sein. Darüber hinaus müssen Unternehmen Werkzeuge berücksichtigen, die ihre komplette Kommunikation – unabhängig von der Wichtigkeit – effizient und sicher verwalten können. Dabei geht es um alle Formate und alle Kommunikationskanäle.
3. Sparen Sie Zeit und Geld durch Automatisierung
Die Verwaltung mehrerer Kanäle, die freie Wahl des Versandkanals und die Sicherstellung, dass Dokumente unabhängig vom Format – egal ob Word, Excel oder PDF – repliziert werden können, ist eine sehr arbeitsintensive Aufgabe. Zu oft wird unterschätzt, wie viel Zeit für die manuelle Erstellung und den Versand von Dokumenten verstreicht und wie hoch die Gefahr menschlicher Fehler dabei ist. Unternehmen, die die Erstellung, Verarbeitung und das Versenden verschiedener Dokumentenformate zentralisieren und automatisieren, investieren ihre Zeit lieber in wichtige sowie unternehmenskritische Aktivitäten und können sicher sein, dass jedes Dokument fehlerfrei versendet wird. Dazu kommt, dass das Risiko, Geschäftsbeziehungen zu verschlechtern oder potenzielle Neukunden zu verärgern, minimiert wird.
Die Einführung neuer Technologien muss nicht als störend oder umständlich empfunden werden und solange bestehende (effiziente) Prozesse nicht betroffen sind, sind neue sinnvolle Technologien eine Bereicherung und von Vorteil für jedes Unternehmen. Die Investitionen lohnen sich nicht nur kostenseitig, sondern ersparen auch viel Zeit, die sinnvoller genutzt werden kann.
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