Quadient veranstaltete kürzlich in Zusammenarbeit mit IPPSO Ltd (The International Protect and Prepare Security Office) ein Webinar mit dem Titel „Ein Tag im Leben einer Posteingangsstelle“. Zu den Hauptrednern gehörten Anthony Coo, Leiter Produktmarketing bei Quadient für Großbritannien und Irland, und Chris Phillips, CEO und Gründer von IPPSO Ltd. Dieses Webinar lieferte unschätzbare Einblicke in die Herausforderungen und Chancen von Unternehmen bei der Verwaltung ihrer eingehenden Post- und Paketabläufe.
Dieser Blog befasst sich mit den wichtigsten Punkten, Statistiken und wesentlichen Erkenntnissen, die im Webinar behandelt wurden, und unterstreicht die Bedeutung von Effizienz und Sicherheit im Posteingangsraum.
Wachsende Komplexität und steigendes Volumen eingehender Post und Pakete
Das Webinar verdeutlichte das kontinuierliche Wachstum und die sich verändernden Post- und Paketanforderungen. Da sich die Erwartungen der Kunden weiterentwickeln, sehen sich Unternehmen mit einem zunehmenden Volumen an eingehenden Lieferungen konfrontiert. Dies stellt eine erhebliche Belastung für den Poststellenbetrieb dar und erfordert effiziente und optimierte Prozesse. Um den Kontext zu verdeutlichen: Im Jahr 2021 überstieg der weltweite Paketversand innerhalb von weniger als fünf Jahren 159 Milliarden. Prognosen gehen davon aus, dass diese Zahl bis 2027 auf 256 Milliarden Pakete ansteigen wird.(i)
Herausforderungen für eingehende Poststellen
Das Webinar von Quadient beleuchtet die allgemeinen Herausforderungen, mit denen eingehende Poststellen konfrontiert sind. Dazu gehören manuelle Prozesse, mangelnde Transparenz, ineffiziente Arbeitsabläufe und Sicherheitsrisiken. Diese Herausforderungen beeinträchtigen die Produktivität und erhöhen die Kosten sowie potenzielle Risiken für vertrauliche Informationen.
Vorteile optimierter Inbound-Prozesse
Das Webinar betonte, wie wichtig es ist, eingehende Prozesse zu optimieren, um verschiedene Vorteile zu erschließen. Durch die Implementierung von Automatisierung können Unternehmen die betriebliche Effizienz verbessern, manuelle Fehler reduzieren, die Transparenz des gesamten Prozesses verbessern und letztendlich Kosteneinsparungen erzielen.
Sicherheitsrisiken und die Notwendigkeit einer Risikominderung
Die Diskussion verdeutlichte, wie wichtig es ist, Sicherheitsrisiken im Posteingangsraum anzugehen. Das Versäumnis, sensible Informationen zu schützen und eine sichere Handhabung eingehender Post und Pakete zu gewährleisten, kann zu Reputationsschäden, finanziellen Verlusten und rechtlichen Konsequenzen führen. Im Mai 2023 veröffentlichte die Regierung den Entwurf eines Gesetzentwurfs zum Terrorismus (Schutz von Räumlichkeiten), auch bekannt als Martyns Gesetz. Martyns Gesetz wird dazu beitragen, die öffentliche Sicherheit weiter zu verbessern, unsere nationale Sicherheit zu erhöhen und das Risiko für die Öffentlichkeit durch Terrorismus zu verringern, indem es öffentliche Räumlichkeiten und Veranstaltungen schützt. Dieser neue Gesetzentwurf unterstreicht die entscheidende Anforderung für Unternehmen, transparente Prozesse einzurichten und robuste Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um diese Risiken effektiv zu mindern.
Die zentralen Thesen
Kontinuierliche Prozessverbesserung
Um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, ist es von entscheidender Bedeutung, die Funktionsweise des Posteingangsbetriebs zu verstehen. Unternehmen können ihre Effizienz steigern, Kosten senken und Arbeitsabläufe optimieren, indem sie bestehende Prozesse analysieren und Automatisierungstechnologien nutzen.
Priorisieren Sie die Sicherheit
Sicherheit sollte in der Posteingangsstelle immer Vorrang haben. Die Umsetzung strenger Sicherheitsmaßnahmen wie Identitätsprüfung, Paketinspektion und sichere Lagerung ist für den Schutz sensibler Informationen und die Risikominderung von entscheidender Bedeutung.
Nutzen Sie Automatisierung und Technologie
Der Einsatz von Automatisierungs- und Technologielösungen kann den Posteingangsbetrieb revolutionieren. Durch den Einsatz digitaler Plattformen, intelligenter Sortiersysteme und Tools zur Workflow-Automatisierung können Unternehmen Prozesse rationalisieren, die Transparenz verbessern und die allgemeine betriebliche Exzellenz steigern.
Fazit
Dieses Webinar lieferte wertvolle Einblicke in die Herausforderungen und Chancen von Unternehmen bei der Verwaltung ihrer eingehenden Post- und Paketabläufe. Das Webinar unterstrich die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Prozessverbesserung, der Priorisierung von Sicherheitsmaßnahmen und der Einführung von Automatisierungs- und Technologielösungen, indem es die Bedeutung von Effizienz und Sicherheit betonte. Diese wichtigen Erkenntnisse können Unternehmen dabei helfen, ihre Posteingangsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern, Kosten zu senken und Risiken effektiv zu mindern.
Sehen Sie sich hier das On-Demand-Webinar an, um tiefer in diese Erkenntnisse einzutauchen.
(i) https://www.statista.com/statistics/1139910/parcel-shipping-volume-worldwide
