Alle Unternehmen streben eine erfolgreiche Kommunikation an. Dafür müssen sie ihren Kunden zur richtigen Zeit auf dem richtigen Weg die richtige Nachricht senden.
Leider ist es unter Umständen alles andere als einfach, dies in die Tat umzusetzen. Unternehmen haben heute viele Möglichkeiten, Kunden zu kontaktieren: Neben dem Postverkehr stehen Ihnen E-Mails und verschiedene andere digitale Kanäle zur Verfügung. Die effektive Nutzung jedes einzelnen Kanals ist eine Herausforderung für sich. Da zusätzlich noch die Kundenpräferenzen zu beachten sind (über welchen Kanal die Kontaktaufnahme gewünscht wird), ist es eine schwierige Angelegenheit, eine stets korrekte und effektive Kommunikation sicherzustellen.
Doch dies ist wichtig, denn Genauigkeit ist in der Kundenkommunikation essenziell: Dokumente müssen aus Datenschutz- und Sicherheitsgründen beim richtigen Empfänger ankommen. Wenn Informationen mit persönlichen oder sensiblen Angaben an die falsche Adresse gelangen, kann dies ein ernstes Datenschutzproblem darstellen.
Darüber hinaus streben Unternehmen eine fehlerfreie Kommunikation auch an, um maximale Wirkung zu erzielen. Schlicht gesagt: Ein Unternehmen, das die falschen Informationen versendet, macht einen schlechten Eindruck. Kunden möchten von Unternehmen kontaktiert werden, die wissen, wer sie sind und ihnen ein persönliches Kundenerlebnis bieten. Dies beginnt mit der korrekten Anrede der Kunden, umfasst aber auch komplexere Personalisierungsmaßnahmen zur Stärkung der Kundenbeziehung.
Von manuellen zu digitalen Prozessen: Höhere Genauigkeit mit digitalen Tools
Unternehmen, die wachsen, steigern mit der Zeit die Anzahl ihrer Kommunikationskanäle, wobei sowohl Print- als auch digitale Kanäle genutzt werden. Wenn diese Kanäle nicht von Anfang an koordiniert werden, ist Konsistenz ein schwieriges Unterfangen, zumal es zeitaufwendig und fehleranfällig sein kann, die über verschiedene Kanäle gesendeten Nachrichten zu verwalten.
Manuelles Abändern und Umformatieren von Dokumenten für verschiedene Kanäle wie Post und E-Mail dauert lange und kann zu Fehlern führen. Im schlimmsten Fall werden Informationen an den falschen Kunden gesendet, was sich negativ auf die Kundenbeziehung auswirkt und einen möglichen Imageschaden für das Unternehmen bedeutet. Fehlerfreie Kommunikation ist unerlässlich für Datenschutz und Unternehmensreputation.
Durch Automatisierung können Sie die Genauigkeit und Effizienz Ihrer Kommunikation verbessern und so die wichtige Personalisierung erreichen, damit die Botschaft Ihres Unternehmens ankommt. Output-Management-Software ist eine Hilfe im Kommunikationsmanagement und ermöglicht Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten entsprechend den Kundenpräferenzen versandt werden.
Die Software automatisiert viele Aspekte des Kommunikationsprozesses, unter anderem auch die Adressierung, wodurch das Fehlerrisiko sinkt. Außerdem geht mit ihr eine Zentralisierung des Kommunikationsmanagements einher. Dadurch wird verhindert, dass Informationen im Unternehmen durcheinandergeraten oder Mitteilungen sich überschneiden bzw. doppelt versandt werden.
Output-Management-Software: Wie funktioniert das?
Mit diesem digitalen Kommunikationstool werden Sendungen in einem einzigen zentralisierten Postmanagementsystem vorbereitet. Alle Mitarbeiter, die Zugriff benötigen, erhalten diesen über eine webbasierte Benutzeroberfläche:
- Zuerst werden die Dokumente zu Stapeln geordnet, zum Beispiel nach Dokumenttyp
- Sie werden auf Grundlage der enthaltenen Informationen mit optischen Markierungen (z.B. Barcodes) versehen. Diese Barcodes können von einer Kuvertiermaschine eingelesen werden – so wird sichergestellt, dass sich am Ende jedes Dokument in der richtigen Sendung befindet
- Es werden Output-Einstellungen ausgewählt, um die Dokumente den verschiedenen Sendungen zuzuordnen
- Die vorbereiteten Dokumente werden für den Versand über die ausgewählten Kanäle, zum Beispiel Post oder E-Mail, bereitgestellt.
Sieben Aspekte, wie Output-Management-Software Ihrem Unternehmen helfen kann
Durch Zentralisierung und Automatisierung bei der Verwaltung der Kundenkommunikation können Sie:
- die Kundenzufriedenheit steigern, da die Kundenpräferenzen bei der Kontaktaufnahme beachtet und Nachrichten personalisiert werden
- die Produktivität verbessern, da Zusammenstellung und Versand der Nachrichten weniger Zeit in Anspruch nehmen
- Kosten senken, zum Beispiel durch gesammelten Versand mehrerer an einen Kunden gerichtete Dokumente (weniger Porto) und E-Mails statt Briefen, wo die Kunden dies vorziehen
- die Sicherheit verbessern, da die Software die Dokumente für die einzelnen Empfänger sortiert und zusammenstellt sowie den Inhalt jeder Sendung mit intelligenten Kuvertier-Barcodes sichert
- verstärkt zusammenarbeiten durch ein zentrales Postmanagementsystem mit Zugriff für alle Mitarbeiter, die ihn benötigen
- Fehler reduzieren, die bei manuellen, nicht aufeinander abgestimmten Prozessen auftreten können
- Ressourcen skalieren und anpassen, wenn die Anforderungen an das Unternehmen steigen.
Höhere Effizienz und ein besseres Kundenerlebnis
Mit einer Output-Management-Software erreicht auch Ihr Unternehmen eine ansprechende und personalisierte Kundenkommunikation mit mehr Effizienz. Durch automatisiertes Erstellen und Versenden der Kundenkommunikation verhindern Sie Fehler und stellen sicher, dass eine Nachricht zum richtigen Zeitpunkt über den bevorzugten Kanal bei der richtigen Person ankommt.
