Unternehmen verschicken eine große Bandbreite an Post wie Angebote, Rechnungen und Marketingmaterial und möchten in jedem Fall bei möglichst geringen Kosten die Wirkung ihrer Kommunikation maximieren.
Die manuelle Vorbereitung der Unternehmenspost kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Das wirkt sich ggf. auf den Umsatz aus, denn diese Zeit könnte stattdessen genutzt werden, um Kunden zu bedienen oder das Geschäft auszubauen. Idealerweise sollten Unternehmen die manuelle Zusammenstellung ihrer Post so weit wie möglich automatisieren und so Zeit für andere Zwecke gewinnen.
Die Wirkung der Unternehmenspost ist beeinträchtigt, wenn die falschen Dokumente versandt werden oder, schlimmer noch, Kunden oder andere Stakeholder Informationen erhalten, die nicht für sie gedacht sind. Dies macht nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern kann auch einen Verstoß gegen Datenschutzbestimmungen darstellen.
Um eine möglichst hohe Rentabilität zu erreichen und den richtigen Eindruck bei den Kunden zu hinterlassen, sollten Unternehmen einen präzisen und einfachen Postausgangsprozess anstreben.
Automatisierung ermöglicht eine einfachere Postzusammenstellung sowie Sicherheitsmaßnahmen, mit denen Sie gewährleisten, dass die richtigen Dokumente zur richtigen Person gelangen.
Automatisierung und Sicherheit durch digitales Postausgangsmanagement
Mit dem richtigen digitalen Kommunikationstool können Sendungen in einem einzigen zentralisierten Postmanagement-System vorbereitet werden, auf das alle betroffenen Mitarbeiter über eine webbasierte Benutzeroberfläche zugreifen. Zusätzlich können Dokumente mit Kuvertiermaschinen viel schneller kuvertiert werden als dies manuell möglich ist. Output-Management-Software sortiert Dokumente entsprechend den verschiedenen Mitteilungsarten zu Stapeln. Anschließend werden auf Grundlage der enthaltenen Informationen optische Markierungen (OMR/Barcode/2D) aufgebracht. Verschiedene Dokumente, die an denselben Empfänger gerichtet sind, können gebündelt versandt werden, um Portokosten zu sparen. Die optischen Markierungen auf den ausgedruckten Dokumenten werden von einer intelligenten Kuvertiermaschine eingelesen – so wird gewährleistet, dass sich am Ende jedes Dokument in der richtigen Sendung befindet.
Das ist nicht nur effizient, sondern auch eine sichere Möglichkeit, das Postausgangsmanagement zu verbessern.
Verbesserte Produktivität und Sicherheit sowie geringere Kosten
Unternehmen, die verstärkt auf Automatisierung setzen und den Postausgangsprozess zentralisieren, können dank einer schnelleren Postzusammenstellung ihre Produktivität steigern; durch Nutzung einer intelligenten Kuvertiermaschine in Kombination mit optischen Markierungen verbessert sich die Sicherheit, und die Bündelung von Sendungen an denselben Empfänger führt zu Kosteneinsparungen.
