Große Quadient-Umfrage zur Ausgangspost in Unternehmen: Die Vielfalt wächst, aber nicht alles ist optimal.
In den vergangenen Jahren gab es eine Menge Studien zur Produktion und zum Versand von Transaktionsdokumenten. Die meisten davon haben sich aber besonders stark auf die neue Nutzung elektronischer Kanäle konzentriert. Die neueste Quadient-Umfrage, die Mitte 2016 gestartet wurde, ist da breiter angelegt, und sie liefert auch ein differenziertes Abbild der Mailroom-Wirklichkeit von heute: 89 Prozent der Unternehmen nutzen für Ausgangsdokumente immer noch den physischen Versand. 57 Prozent gehen aber beim Dokumenten-Output auch den elektronischen Weg. Fast dreiviertel davon versenden solche Dokumente bislang über ihren eigenen E-Mail-Provider. Der Klassiker ist die Mail mit PDF-Anhang. Ob das für Datenschutz, Compliance und GoBD-gemäße Verarbeitung der optimale Weg ist, sei dahingestellt. Ronald Kühnelt von Quadient Deutschland: „Die Ergebnisse der Umfrage, an der 354 Unternehmen teilnahmen, geben Einblick in die momentane Marktsituation. Gleichzeitig zeigen sie Bereiche auf, wo für Unternehmen in den kommenden Jahren ein Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht.“
Breites Spektrum von Interviewpartnern
Eine besondere Stärke der Quadient-Erhebung war die breite Spreizung bei der Größe und Branchenzugehörigkeit der befragten Unternehmen. Knapp 40 Prozent waren Betriebe bis zu 50 Mitarbeitern, und Mittel- und Großbetriebe mit mehr als 100 Mitarbeitern hatten einen Anteil von mehr als 50 Prozent. Auch die Branchenvielfalt war groß. Befragt wurden Unternehmen der unterschiedlichsten Art (geteilt in 10 Branchengruppen). Dabei waren Logistik und Fahrzeughandel/Reparatur mit knapp über drei Prozent die kleinsten und das verarbeitende Gewerbe mit knapp elf Prozent die größten Gruppen. Auch bei der Klassifikation der Postausgangsmengen war das Spektrum der Befragten breit. Fast 60 Prozent senden täglich weniger als 100 Briefe, und der Anteil der Großversender mit mehr als 5000 Sendungen pro Tag liegt bei nur knapp 6 Prozent. Nicht einmal die Hälfte der befragten Unternehmen besitzt für den Brief-Output eine eigene Poststelle. Bei der Struktur der Geschäftspost liegt die klassische Tageskorrespondenz an Platz eins, aber mit 80 Prozent folgen unmittelbar die Transaktionsdokumente wie Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften. Auf den nächsten Plätzen folgen Vertragsdokumente und Marketingpost; von großer Bedeutung im Post-Output sind auch Gehaltsabrechnungen und Lieferscheine.
E-Versand mit Bordmitteln ist Trumpf
Am Postausgang ist – wie bereits eingangs angeführt – Multichannel geübte Praxis. Fast 90 Prozent nutzt einerseits den klassischen postalischen Versand, aber 57 Prozent sind auch per Elektronik-Output unterwegs, mehrheitlich per E-Mail mit PDF-Anhang. Erstaunliche 36 Prozent der Befragten nutzt Outsourcing-Lösungen, davon 20 Prozent die Postbearbeitung durch einen Dienstleister und 16 Prozent den hybriden Versand, also die Übertragung digitaler Output-Daten an einen Druck- und Postverarbeitungs-Dienstleister. Bei diesen Dienstleistern ist mit fast 73 Prozent die Frankierung der beliebteste Service. Es folgen die externe Kuvertierung, die Dienstleistung sowie Sortieren/Konsolidieren auf den folgenden Plätzen. Bei der Inhouse-Briefproduktion ist die Frankiermaschine mit 87 Prozent der wichtigste Hardware-Helfer. 38 Prozent der Unternehmen besitzen aber auch eine Kuvertiermaschine, und knapp 14 Prozent nutzen eine Output-Management-Software. Elektronische Post wird bei 98 Prozent der Interviewpartner im klassischen Modus E-Mail/PDF-Anhang versendet. 21 Prozent arbeiten aber (auch) mit der Übertragung von Strukturdaten wie Edifact, CSV oder XML. Interessant ist die bisher noch geringe Verbreitung von Dokumenten im ZUGFeRD-Modus, bei dem PDF/A-2-Dokumente verschickt werden, die nicht nur das elektronische Image der Rechnung enthalten, sondern auch die Rechnungsdaten in editierbarer und automatisierbarer Form.
Nur knapp zwei Prozent der Befragten hat diese modernste Lösung im Einsatz. Dieser elektronische Versand wird von den allermeisten Unternehmen mit Bordmitteln vorgenommen. 70 Prozent nutzt den hauseigenen Ausgang, zum Beispiel über Outlook, knapp 30 Prozent aus einem eigenen ERP-System. Jeweils 20 Prozent arbeiten mit einer properitären Inhouse-Lösung und/oder über Portal-/Netzwerk-/Cloudlösungen. Aus den Zahlen ergibt sich, dass etliche Unternehmen mehrere dieser Lösungen parallel einsetzen.
Multichannel als organisatorische Herausforderung
Für den elektronischen Versand nennen die Unternehmen die unterschiedlichsten Gründe. Bei drei Viertel der Befragten stehen Kostenersparnis und Schnelligkeit an oberster Stelle. Ein wichtiger Treiber der Digitalisierung sind offenbar auch die Anforderungen der (Business-) Kunden. Fast die Hälfte der Profi-Empfänger ist offenbar dabei, das Papier aus der Eingangspost möglichst weitgehend zu verbannen. Interessante Antworten gab es auch in der weiteren Ranking-Folge. Für fast 47 Prozent ist der Umweltaspekt von Bedeutung, und 18 Prozent nennen die Möglichkeit, durch die digitale Übertragung Fehlerquoten zu reduzieren.
Der Umstieg von der analogen auf die digitale Post wird in vielen Unternehmen als bedeutende Herausforderung gesehen. Nur 16 Prozent der Befragten sehen darin keine wesentliche Veränderung in der Arbeitsweise. Mehr als ein Drittel erachtet darin bedeutende Prozessveränderungen, zum Beispiel bei den Freigabeprozessen, den Unterschriftenregelungen und der Archivierung. Deshalb ist wohl auch in zwei Dritteln der Fälle die Geschäftsführung bei der Entscheidung für die Veränderungsprozesse federführend, und nur in knapp 36 Prozent die IT-Abteilung. In rund einem Viertel der Unternehmen gab es maßgebliche Verantwortung von Controlling/Buchhaltung, und in 23 Prozent der Unternehmen waren noch andere Ressorts involviert. Auch hier gibt es offenbar Mehrfachnennungen.
Die Stunde für Beratung und Providerlösungen
Inhouse-Lösungen und Nutzung von Dienstleistern, Output-Mix von Papier- und Elektronikpost – der Mailroom in deutschen Unternehmen ist offenbar im Umbruch. Das ist das vielleicht wichtigste Ergebnis der aktuellen Quadient-Umfrage zum Dokumentenversand. Was heute die großen Postproduzenten bei der Entwicklung von Output-, Multichannel- und Providerlösungen vorexerzieren, das steht mittelfristig auch für kleinere Unternehmen auf der Tagesordnung. Hierbei spielt die Verbesserung der technischen Möglichkeiten eine Rolle, ebenso die Entwicklung der Anforderungen seitens der Kunden und Lieferanten, aber auch der gesetzlichen Rahmenbedingungen. Es sind KMU-Providerlösungen gefragt, aber auch zielgerichtete Beratung und das Angebot von flexiblen Multichannel-Angeboten, welche in der Lage sind, die Mailroom-Profis genau da abzuholen, wo sie heute stehen: ein wichtiges Betätigungsfeld für die Poststellen-Partner – weit über die Entwicklung neuer Frankier- und Kuvertiermaschinen hinaus.
