PermiServ est une entreprise de logiciels de gestion et de solutions d'impression spécialisée dans l'impression d'étiquettes et le publipostage. Basée à Dartford, son usine abrite une équipe dévouée de plus de 13 employés travaillant pour cette entreprise familiale, offrant des services d'impression de permis et de gestion en nuage à 100 conseils / autorités locales.
En 2021, PermiServ a mis en œuvre des plieuses-inséreuses de Quadient et un logiciel de gestion de la production AIMS pour soutenir sa prestation de services complète en interne à ses clients. Depuis lors, l'entreprise a renforcé sa capacité à répondre avec précision aux demandes de divers horaires d'impression, en vérifiant chaque élément de courrier. "C'était un bon pas en avant, en utilisant Quadient. Le DS-700 iQ me met un sourire aux lèvres - cette sensation agréable de savoir que ça va fonctionner et que ça va bien fonctionner." John Bayley, Directeur Général chez PermiServ.
Le défi : répondre aux exigences d'un environnement de production à haut volume.
PermiServ a établi sa réputation en tant que prestataire de services de qualité depuis près de 50 ans en investissant dans des processus et des personnes. La technologie lui permet de concrétiser sa vision et de fournir un service de qualité à ses clients.
"La technologie, c'est ce que nous sommes", déclare John Bayley, directeur général chez PermiServ. "Notre principal produit pour les autorités locales est une solution logicielle basée sur le cloud, et cela s'étend à l'installation de production."
La scalabilité et la flexibilité sont des qualités importantes des machines de production que PermiServ choisit, car elles permettent à l'entreprise de répondre de manière agile à des horaires d'impression variés.
John explique : "Nous configurons notre service dès le début de l'année et un conseil peut nous demander de traiter 40 000 permis en une journée : aucun problème. Mais ensuite, arrivé à la fin de l'année, ils peuvent ne vouloir qu'un seul élément par semaine. Pour la plupart des fournisseurs d'impression, c'est un cauchemar, alors que nous sommes constamment configurés pour cela. Nous l'acceptons volontiers."
L'intégrité des données, la précision et la visibilité sont également essentielles pour garantir que tous les articles corrects sont inclus dans chaque envoi postal. PermiServ donne aux clients accès à son système sur mesure basé sur le cloud afin qu'ils puissent voir quand chaque article a été traité.
Le processus : adapter la solution aux besoins de l'entreprise.
Pour répondre à tous ses besoins, PermiServ nécessitait un système de mise sous pli de production qui s'intégrerait parfaitement à son système basé sur le cloud, vérifierait les articles par rapport aux tirages d'impression tout en les insérant pour garantir l'intégrité des données, répondrait à des horaires de volume exigeants et variés et fournirait la capacité de croître en fonction des besoins des clients. PermiServ était familier avec Quadient car elle utilisait déjà l'une de ses machines, mais elle a pris soin de passer en revue le marché pour trouver la bonne solution répondant à ses exigences. L'équipe a été impressionnée par les gestionnaires de compte de Quadient et la démonstration des plieurs-inséreurs qu'elle a reçue.
Quadient a recommandé deux plieuses-inséreuses et un logiciel de gestion de la production. John a reconnu que cela offrirait les fonctionnalités essentielles dont PermiServ avait besoin : "Ce que j'ai aimé chez Quadient, c'est que l'inspection à 100 % est une partie essentielle de ce qu'il fait. C'est essentiel pour nous ; si nous ne pouvions pas offrir cela, notre produit ne serait pas adapté à l'usage. Cela signifie que nous pouvons être une solution de confiance et fiable dans l'industrie."
La solution: les plieuses-inséreuses DS-700 iQ et DS-1200 G4i ainsi que AIMS.
La plieuse-inséreuse DS-700 iQ peut automatiquement rassembler, plier, insérer, sceller et compter jusqu'à 7 000 pièces de courrier par heure. La plieuse-inséreuse DS-1200 G4i à haut volume traite jusqu'à 12 000 pièces de courrier par heure et dispose d'une solution d'impression d'enveloppes intégrée pour la personnalisation des enveloppes.
Le logiciel de gestion d'insertion automatisé (AIMS) fonctionne avec les plieurs-inséreurs de Quadient. Il vérifie, en temps réel, que chaque pièce de courrier dans un travail a été complétée et identifie où des articles peuvent nécessiter un retraitement.
John déclare : "La vérification des codes-barres et l'inspection soutenue par AIMS sont essentielles à ce que nous faisons. Cela signifie que nous pouvons garantir que nous avons imprimé tout ce qui nous a été donné et que nous avons emballé et présenté à Royal Mail tout ce qui a été imprimé. Nous avons vérifié chaque article de courrier qui nous a été confié."
La solution complète répond aux exigences de production de l'entreprise à haut volume de PermiServ tout en offrant la flexibilité nécessaire pour s'adapter à des volumes plus petits et à des tirages ponctuels. "L'un des véritables points forts de la solution Quadient est son agilité - le fait que nous puissions nous mettre en place et fonctionner pour un ou deux articles ou 100 000 signifie que nous pouvons répondre à l'ensemble de la demande", note John.
"Nous disposons désormais d'une grande capacité de production et, surtout, tout est intégré à AIMS qui vérifie les scans des articles de courrier par rapport aux fichiers de travail. C'est ainsi que nous vérifions que nous avons produit tout ce qui était inclus dans le tirage d'impression."
Les résultats : une capacité accrue et une efficacité opérationnelle optimisée.
Pendant les périodes de pointe, PermiServ peut désormais emballer 40 000 permis supplémentaires par jour grâce aux solutions Quadient en place. Elle est également capable de répondre aux exigences de ses horaires d'impression variés, pour répondre précisément aux besoins de ses clients du secteur public.
Comme résultat direct des nouvelles machines de production, l'équipe a également constaté un gain de temps de deux heures par jour, qu'elle a investi dans le bien-être du personnel. L'équipe n'avait pas l'intention de changer sa façon de travailler, mais seulement d'optimiser ses processus. Cela lui a permis de faire plus rapidement ce qu'elle fait et d'augmenter le bonheur du personnel.
"Auparavant, nous travaillions en tenant compte des limitations des machines", explique John. "Maintenant que ces limitations ont disparu, nous pouvons apporter des améliorations aux processus pour une meilleure efficacité opérationnelle. Il est plus facile de faire ce que nous faisons, et nous avons moins de files d'attente en production."
AIMS s'intègre au système sur mesure basé sur le cloud de PermiServ, offrant aux clients une visibilité sur l'avancement de leurs travaux d'envoi postal. La vérification des codes-barres rassure PermiServ quant à l'exactitude et à l'intégrité qui sont essentielles pour son entreprise et ses clients.
"Auparavant, nous avions une inspection pour presque chaque article de courrier, mais certaines choses étaient difficiles - nous devions emballer à la main, ce qui était très ennuyeux", explique John. "Maintenant, nous avons une inspection garantie à 100% sur chaque article de courrier, et c'est un avantage direct que nous pouvons transmettre."
