Une machine à affranchir (également appelée machine d'affranchissement ou système d'affranchissement) est une machine qui imprime des timbres sur des enveloppes et/ou des étiquettes que vous pouvez placer sur vos colis. La machine comprend également une balance intégrée pour peser votre courrier. Une fois pesé, le prix exact de l'affranchissement est calculé, évitant ainsi de payer trop cher.

Les systèmes d'affranchissement modernes bénéficient d'une connectivité numérique. Dotées d'un accès à Internet, les machines à affranchir peuvent accéder à des informations, faciliter les transactions et partager des données avec les applications comptables et analytiques des entreprises. Cela permet aux entreprises de suivre les dépenses de chaque département en matière d'affranchissement.

Lorsqu'un courrier est « affranchi », cela signifie qu'un timbre a été appliqué sur l'enveloppe ou le colis. C'est ce qu'on appelle le processus d'affranchissement. Ce timbre prouve que l'envoi a été payé. Avec une machine à affranchir, l'affranchissement est remplacé par un timbre directement imprimé par la machine. Cela signifie également que l'expéditeur n'a pas besoin d'appliquer un timbre-poste traditionnel. Le timbre imprimé peut inclure une image personnalisée, comme le logo de l'entreprise expéditrice.

• Les machines à affranchir permettent d'avoir accès à des tarifs présentiels pour l'affranchissement des courriers et colis. Si vous envoyez du courrier en grand volume, ces économies s'additionnent.
   
• Pour ceux qui envoient des lettres, des enveloppes grand format ou de petits colis en grand volume, les machines à affranchir permettent d'économiser de l'argent, du temps et des déplacements à La Poste. Par rapport aux timbres ordinaires, les services d'affranchissement permettent aux entreprises d'économiser énormément sur les coûts d'expédition.
   
• Les machines à affranchir permettent d'affranchir et suivre les coûts depuis un domicile ou un bureau. 
   
• Les frais de courrier de l'entreprise sont déduits d'un solde de compte préfinancé. Ces charges sont suivies, et des rapports indiquent quels départements dépensent combien en affranchissement.
   
• La machine suit le coût des affranchissements, et les changements de tarifs sont calculés en temps réel. L'utilisation d'une machine à affranchir donne également une apparence officielle à votre courrier. Les entreprises peuvent apposer leur logo personnalisé, leur slogan ou des offres spéciales directement sur les enveloppes ou colis. 

Vous ne pouvez pas acheter une machine à affranchir. Les particuliers et les entreprises souhaitant obtenir une machine à affranchir doivent en louer une auprès d'un fournisseur agréé. 

Les machines à affranchir sont généralement louées pour un contrat d'un ou deux ans. Les frais de location sont payés mensuellement. Le frais de location moyen est de 20 à 50 € pour les machines à affranchir de base. Pour les machines plus avancées, les frais de location moyens peuvent dépasser 200 € par mois et atteindre jusqu'à 1 000 € par mois.

En plus des frais de location mensuels, il y a des frais annuels de 200 € pour la licence de la machine à affranchir. Une fois les frais de location et les frais de leasing annuels couverts, les utilisateurs devront payer pour l'encre et le papier.

Le coût qu'un utilisateur dépensera en affranchissement dépendra de la taille et du poids du courrier qu'il souhaite envoyer, ainsi que de la classe d'affranchissement choisie. Les utilisateurs peuvent également devoir payer des frais de maintenance et de réparation.

La machine comprend un grand écran tactile couleur. Sur l'écran, les utilisateurs seront guidés à travers une procédure simple, étape par étape, pour peser et affranchir leur courrier. Les utilisateurs déterminent le type de classe postale et la date d'expédition à afficher sur l'affranchissement.

Un convoyeur automatique alimente votre courrier à travers le processus d'affranchissement. L'affranchissement est imprimé directement sur l'enveloppe, ou sur une étiquette à coller sur un colis. Une fois le courrier pesé, timbré et scellé, les enveloppes sont déposées dans un bac de sortie.

• L'utilisation de machines à affranchir réduit les chances de frais frauduleux en éliminant les méthodes de paiement en espèces et par chèque. L'affranchissement est payé en toute sécurité via un solde de compte préfinancé.
   
• L'affranchissement est rechargeable à la demande, de sorte que les utilisateurs n'ont pas à craindre de manquer d'affranchissement lors de périodes de forte activité postale. Le système surveille également l'utilisation de l'encre et peut passer des commandes avant que l'encre ne s'épuise.

Alors que le commerce électronique continue de connaître une forte croissance et que de nombreuses personnes continuent de télétravailler, il est dans l'intérêt des entreprises de simplifier leur processus d'envoi de courrier. Passer de la méthode traditionnelle d'affranchissement à l'utilisation d'une machine à affranchir élimine les obstacles et permet d'économiser de l'argent et du temps.