1. Contrôler l’envoi des documents numériques et physiques à partir d’un seul système
À première vue, la gestion distincte des communications physiques et numériques peut sembler facile, mais ce processus peut entraîner de nombreux problèmes. Par exemple, un client pourrait recevoir des renseignements contradictoires par courriel et par la poste ou le même document sur sa messagerie électronique et par courrier en même temps, ce qui pourrait créer de la confusion. La gestion centralisée des communications vous permet de tout gérer à partir d’une seule plateforme et garantit des interactions cohérentes et bien planifiées avec vos clients, vos employés et vos fournisseurs.
2. Réduire le temps perdu à trouver et à envoyer les documents destinés au client
En adoptant une approche centralisée et automatisée, vous pourrez dire adieu aux processus ponctuels et fragmentaires qui vous obligent à réunir des documents formats différents. Tous vos documents, regroupés dans un seul système, seront communiqués au client de façon rapide, cohérente et précise.
3. Accroître la sécurité des envois numériques
Veiller à la confidentialité des renseignements des clients est devenu l’une des priorités les plus importantes des entreprises. Les entreprises qui sont victimes d’atteintes à la protection des données et de cyberattaques sont souvent celles qui détiennent les processus et les systèmes d’envoi de communications les plus disparates et incohérents. La centralisation et la gestion des documents par un portail Web vous permettront de tout sécuriser à partir d’un seul endroit. La traçabilité des documents peut également limiter davantage les problèmes liés à l’envoi, au partage et à la réception des communications.
4. Communications clients entièrement personnalisables
Grâce à un logiciel qui automatise la création et l’envoi des documents, vous pouvez davantage enrichir et personnaliser vos documents. Cela vous permettra de mieux cibler et personnaliser vos communications d’entreprise pour ainsi améliorer la satisfaction et la fidélité des clients.
5. Éviter de tout miser sur la distribution du courrier physique
Certains documents doivent être envoyés sous forme imprimée, mais, dans la mesure du possible, il est préférable de communiquer par voie numérique pour interagir plus rapidement avec le client et diminuer la consommation de papier ainsi que les coûts postaux. La gestion centralisée des communications permet de sélectionner un canal préféré pour chaque type de communication.