La traçabilité est un élément incontournable du quotidien des services généraux et logistiques des entreprises. Elle constitue un indicateur de sécurité fondamental permettant de garantir un niveau optimal de responsabilité et de transparence. Pourtant, elle est souvent oubliée lors des audits sécuritaires. Cet article vise à détailler les cinq étapes clés de la traçabilité, qui, lorsqu'elles sont correctement maîtrisées, peuvent renforcer considérablement la sécurité de toute entreprise.
Étape n°1 : L’enregistrement dès l’arrivée d’un colis ou document - un premier pas vers la sécurité de l'entreprise
L'enregistrement est la première étape du processus de traçabilité et probablement la plus importante. Il s'agit de collecter et de consigner des informations essentielles sur chaque élément reçu. Les données à enregistrer peuvent varier en fonction de l'objet, mais elles comprennent généralement une description, le nom de l'expéditeur, la date de réception, et des détails spécifiques, comme le numéro de suivi ou de série. Cette étape initiale d'enregistrement constitue le fondement d’une traçabilité maîtrisée, et par conséquent, un élément clé de la sécurité de l'entreprise. Les solutions logicielles d’enregistrement automatique des données telles qu’Isitrac par Quadient, vous permettent de gagner du temps, de réduire vos coûts et de minimiser les risques lors de cette étape clé.
Étape n°2 : Remise - une étape cruciale pour la sécurité de l'entreprise
La remise est la deuxième étape essentielle de la traçabilité en entreprise. En fonction de la nature de l'élément à remettre, différents modes de livraison peuvent être utilisés, allant du courrier interne à la remise en main propre. Quelle que soit la méthode de remise choisie, il est essentiel d'obtenir une preuve de remise. Cette preuve joue un rôle fondamental en assurant le transfert de responsabilité et en garantissant que l'élément est parvenu à son destinataire. Là encore, les solutions d’automatisation logicielle sont à votre service pour accélérer cette étape, faciliter la vie de vos équipes et garantir une sécurité supérieure à votre entreprise.
Le cas des courriers recommandés - une garantie pour la sécurité de l'entreprise
La gestion des courriers recommandés revêt une importance particulière. En effet, ces courriers contiennent souvent des informations sensibles et nécessitent donc un suivi minutieux. Il est indispensable de bien les réceptionner, de les pointer correctement et d'archiver systématiquement toutes les informations liées. Cela inclut les détails de l'expéditeur, les dates de réception et de remise, ainsi que le contenu du courrier, lorsque cela est approprié. Une solution de contrôle automatique des recommandés telle qu’Isitrac de Quadient, vous garantit un suivi rigoureux des courriers recommandés et peut réduire considérablement le risque de pertes ou de malentendus.
Étape n°3 : Recherche et traçabilité - des outils essentiels pour la sécurité de l'entreprise
Une fois que l'élément a été enregistré et remis, il est nécessaire de pouvoir le retracer et le rechercher. Les outils d’enregistrement dans une base de données jouent un rôle crucial à cette étape. En offrant une visibilité complète sur l'itinéraire de chaque élément, ils permettent de résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir. Par ailleurs, une traçabilité complète peut également améliorer les performances des outils de recherche, rendant ainsi l'entreprise plus sécurisée et plus efficace.
Étape n°4 : Reporting et statistiques - des informations précieuses pour la sécurité de l'entreprise
L'analyse de la traçabilité permet de générer des rapports et des statistiques qui peuvent contribuer à renforcer la sécurité de l'entreprise. Ces données consolidées permettent d'identifier les tendances, d'évaluer les performances et de mettre en évidence les possibles points d’attention et risques critiques de sécurité. Elles peuvent également être utilisées pour générer des indicateurs clés de performance (KPI) afin de disposer d’informations précieuses pour le suivi de l'efficacité des processus logistiques et l'évaluation de la sécurité globale de l'entreprise. Une solution logicielle de suivi, telle qu’Isitrac de Quadient, est indispensable à la création et au suivi de ces indicateurs.
Étape n°5 : Optimisation des process - un levier pour améliorer la sécurité de l'entreprise
Enfin, l'analyse de la traçabilité et des KPI (indicateurs clés de performance) peut contribuer à l'optimisation des processus logistiques. En identifiant les points de blocage, les inefficacités et les risques potentiels, il est possible de mettre en place des mesures correctives pour améliorer les performances et renforcer la sécurité. Cette étape d'optimisation est une véritable opportunité pour une entreprise d'évoluer, de s'adapter et de se perfectionner, garantissant ainsi une meilleure sécurité sur le long terme.
Si vous êtes une entreprise et que vous n’avez pas encore automatisé la traçabilité de vos flux de courriers, plis sensibles et colis, découvrez comment notre solution Isitrac peut vous aider à optimiser vos tâches chronophages, à diminuer de 50% les tâches administratives liées au traitement des arrivées, à réduire les risques sécuritaires liés aux transits de documents et matériel au sein de votre entreprise et à vous permettre de réaliser des économies.
