Le document papier a encore de beaux jours devant lui ! La transition numérique renforce même son statut particulier dans les communications clients et fournisseurs : en se raréfiant, les supports physiques se recentrent sur des informations importantes et impactantes. Côté sécurité, l’automatisation de la mise sous pli s’accompagne de sérieuses garanties. Explications.
Pourquoi le courrier physique reste pertinent à l’ère du digital ?
Le zéro papier : c’est la grande utopie qui peut brouiller la vocation première de la transformation numérique des entreprises. Aucune remise en question ici de la dématérialisation, positive à plus d’un titre pour l’entreprise et la société dans son ensemble ! Guidée par un objectif de réduction de l’impact écologique des activités économiques, elle est démocratisée par les directives gouvernementales à l’image de la mise en place du bulletin de paie électronique en 2017 et de l’obligation de la e-facture dès 2023 pour toutes les structures soumises à la TVA. Au-delà de l’argument environnemental, la dématérialisation est un levier d’optimisation des processus métier dans l’organisation, puisqu’elle apporte de l’efficacité et donc une réduction des coûts et du temps passé par les collaborateurs sur des tâches à faible valeur ajoutée. Mais bien que l’objectif zéro papier puisse faire forte impression dans une stratégie RSE, la transformation numérique n’a pas vocation à aboutir à la suppression totale des documents physiques. Et c’est heureux.
Des raisons rationnelles de rester attaché au papier
Si le courrier physique diminue progressivement (-6 à -10% par an d’après La Poste), il conserve une pertinence qui plaide pour sa « relaxe ». Tout d’abord, il est bon de rappeler que se fournir en papier certifié PEFC ou recyclé permet de lutter contre la déforestation. Mais il est important de rappeler que le courrier postal n’a pas d’égal pour atteindre son destinataire : si vous disposez d’un fichier qualifié avec la bonne adresse – lisible – pour le bon contact, vous avez presque 100% de chance que votre enveloppe passera entre les mains de votre cible. Dès lors qu’il est affranchi, votre courrier sera distribué, même si la mention « stop pub » apparaît sur la boite aux lettres ! Enfin, le courrier papier est moins exposé qu’un mail en termes de risques de fuite ou de perte des données personnelles. Le Patriot Act, le phishing ou même le risque d’incendie d’un datacenter incitent certaines entreprises à se recentrer sur le papier pour leurs communications les plus sensibles.
Comment sécuriser le courrier postal ?
Préserver le canal physique pour ses communications avec ses clients ou ses fournisseurs ne condamne pas les collaborateurs à perdre une partie de leur précieux temps pour gérer le courrier sortant. La mise sous pli automatise les tâches directement sur site. En plus de compacter les coûts, son mécanisme gomme les erreurs humaines. Mais comment une machine capable de débiter plusieurs dizaines de milliers de plis par mois peut garantir la sécurité des envois ? La confiance n’excluant pas le contrôle, plusieurs dispositifs permettent de garantir l’intégrité et l’intégralité des courriers mis sous pli :
- la détection de double feuille ;
- la gestion intelligente des flux de documents.
- le monitoring de l’ensemble du processus.
Un contrôle en boucle des flux traités par les solutions Quadient
Les mises sous pli de Quadient sont équipées d’un détecteur de double feuille. Leur technologie de pointe calibre le premier document et vérifie les suivants afin d’éviter les insertions en double. Elles s’assurent que chaque courrier comporte le nombre précis de documents prévus.
La solution de gestion documentaire Impress Automate pilote le regroupement, le tri et la mise en page au sein de chaque pli en fonction de scénarios programmés. À l’impression des documents, l’appareil appose des marques, des codes-barres (généralement BCR 2D ou Datamatrix) qui sont lus au scanner lors de la mise sous pli. Ce sont eux qui fournissent les instructions afin de sécuriser l’intégrité du courrier, c’est-à-dire que le bon document est placé dans la bonne enveloppe.
La solution d’intégralité des envois AIMS s’appuie sur des capteurs placés dans la mise sous pli pour détecter et tracer une éventuelle erreur et la corriger en temps réel. Cette technologie communique avec Impress Automate pour vérifier que chaque pli, identifié par un code unique, a bien été mis sous enveloppe dans sa version complète. Dans une logique de sécurisation des envois physiques, c’est ici la garantie de l’intégralité de la communication qui est couverte. En cas de faute, l’ordre de réimpression limite la perte de temps.
Quelle place pour le courrier physique dans une stratégie omnicanale ?
Plaider en faveur du courrier papier ne signifie pas pour autant refuser la transformation digitale. Le bon point de vue à adopter est celui de l’expérience client : afin de ne négliger aucun point de contact, il est essentiel de lui proposer une multitude de canaux afin de s’adapter à ses préférences en termes de communication. Cela s’appelle une stratégie omnicanale.
Des exemples ? Un client pourra privilégier des notifications par SMS pour suivre la livraison d’un colis acheté en ligne, un chat ou un numéro de téléphone pour bénéficier d’une assistance, un mail pour être informé d’opérations promotionnelles et un courrier postal pour recevoir un catalogue complet. L’impact du papier dans une visée commerciale n’est plus à démontrer ; c’est un « objet » palpable que l’on peut s’approprier et conserver, là où un mail peut buter sur une messagerie pleine ou être rapidement supprimé, lorsqu’il n’atterrit pas directement dans les spams… Sa « durée de vie » est donc supérieure, et il contribue à véhiculer une image qualitative de l’entreprise s’il est bien conçu. En termes de marketing direct, le mailing postal conserve une forte efficacité et donc une rentabilité qui relativise les bénéfices de la dématérialisation forcenée des communications clients.
Moins de papier, mais mieux de papier !
En matière de trésorerie, toute bonne stratégie de recouvrement passe à l’étape « relance papier » lorsque les premiers emails indiquant le retard de paiement n’ont pas eu l’effet escompté. Cela conforte la dimension plus solennelle de la démarche ! L’impact d’un support physique sera toujours plus fort qu’un document digital. Le courrier postal convient donc aux envois les plus importants :
- contrat ;
- relevé de compte ;
- données confidentielles (procès-verbal, convocation, bulletin de santé, etc.).
En devenant plus rare avec la dématérialisation, le document papier se recentre sur l’essentiel, celui qui porte une information que l’on estime importante et dont on souhaite conserver la trace en le classant dans ses archives.
