La creazione e l’invio della corrispondenza aziendale richiede un grande impegno. Purtroppo, l’impegno può risultare sprecato se le lettere e i documenti non raggiungono i destinatari corretti. Per garantire che ciò non accada, le aziende possono prendere in considerazione il passaggio dai processi manuali a quelli automatizzati, per accelerare e migliorare la gestione della posta in uscita e, soprattutto, renderla più sicura.
Produrre, preparare e distribuire manualmente le comunicazioni è un processo laborioso e soggetto a errori. Le aziende devono essere certe che i documenti inviati raggiungono le persone giuste e fare tutto il possibile per ridurre al minimo gli errori nel processo. Questi errori non sono soltanto costosi in termini di tempo e denaro, con comunicazioni che si perdono, ma possono anche essere potenzialmente dannosi se i dati personali finiscono nelle mani sbagliate. Attualmente, il tema della privacy, protezione e gestione dei dati è al centro dell’attenzione generale con l’attuazione del Regolamento generale UE sulla protezione dei dati (GDPR).
Due misure di tracciabilità per la sicurezza della corrispondenza
Sempre più spesso, le aziende si avvalgono di processi in grado di fornire una traccia di controllo e solide capacità di misurazione e reportistica. Per la gestione della posta in uscita, è possibile includere due misure di tracciabilità:
- Codici a barre intelligenti: il software di output management è in grado di aggiungere marcature ottiche, come i codici a barre, che vengono “letti” da un’imbustatrice intelligente per controllare quale documento vada in quale busta
- Firme elettroniche: per fornire una prova del fatto che la corrispondenza abbia raggiunto il destinatario corretto.
L’introduzione della digitalizzazione e dell’automazione nella gestione della posta in uscita semplifica le attività e offre scalabilità al processo. Tutti i relativi utenti possono accedere a uno strumento online per gestire la produzione e la preparazione dei documenti, centralizzando così la funzione e rendendola più efficiente e collaborativa.
Automazione senza pensieri
Per molte piccole imprese le soluzioni digitali offrono vantaggi, ma non necessariamente le stesse dispongono delle competenze per installarle o mantenerle. Vogliono la certezza che l’automazione sarà fluida, in modo tale da poter continuare il proprio lavoro di assistenza dei clienti e di crescita dell’attività. È qui che entrano in gioco le soluzioni basate su cloud. Quando il software viene eseguito nel cloud, non è necessario eseguire download e aggiornamenti, né dedicare risorse IT per gestire la soluzione. La protezione del contenuto dei documenti è importante per tutte le aziende, per la privacy e la protezione dei dati e per la soddisfazione dei clienti. Sfruttando la digitalizzazione e l’automazione, le aziende possono puntare a migliorare la sicurezza nella gestione della posta in uscita e introdurre la tracciabilità e il monitoraggio.
