事務作業は定型的な作業が多く、できるだけ人手をかけることなく自動化をすることが生産性向上につながります。
なかでも、書類を郵送する際に書類を封筒へ入れる封入・封緘作業は枚数が増えるほど手間がかかり、業務の負担も増大します。
このような課題を解決するためのソリューションとして有効なのが、封入封かん機（インサーター）です。
本記事では、封入封かん機（インサーター）の導入を検討している方に向けて、価格帯やどういった書類を扱えるのか、機種の特長なども詳しく紹介します。
封入封かん機（インサーター）を導入すべき会社・企業の特徴
顧客や取引先に対して請求書や見積書、注文書などを郵送する際、書類を折りたたんで封筒へ封入し、のり付けをする作業があります。
この一連の作業を自動化する専用機器のことを封入封かん機（インサーター）とよびます。
一見すると簡単な作業に思われますが、書類のボリュームが多いと時間と手間がかかり、書類の準備だけで数時間以上を要することも。
現在では多くの企業でペーパーレス化が進んでいますが、顧客や取引先の要望に応じて書類のやり取りをしているケースもまだまだ少なくありません。
毎日のように膨大な量の書類のやり取りをしている企業は、封入封かん機（インサーター）を導入することで定型業務が自動化され、作業効率化および生産性の向上が見込めるようになるでしょう。
▶︎あなたの会社にピッタリな封入封かん機はどれ？企業規模や処理数別に紹介
封入封かん機（インサーター）はどれぐらい時間を短縮できる？
高いコストを払ってでも封入封かん機（インサーター）を導入しなくても良いのではないか、と考える方も多いでしょう。
そこで、実際に封入封かん機（インサーター）を導入することで、どの程度の作業時間を短縮できるのか解説します。
たとえば、100枚の書類を1枚ずつ3つ折りにし、封筒へ入れてのり付けをしようとすると、手作業の場合平均で1時間程度の時間を要します。
しかし、封入封かん機（インサーター）を導入すれば、比較的安価なエントリーモデルであっても約6分程度で作業が完了でき、作業時間の大幅な削減につながります。
1日あたり数十枚、数百枚程度の作業であれば工数の削減量は少なく見えてしまいますが、月に換算して数千枚、数万枚といった単位で見てみると、丸一日以上の作業時間を短縮できることも多いのです。
封入封かん機（インサーター）が扱える書類
封入封かん機（インサーター）が対応できる書類の厚みは、機種によって多少異なるものの最大で2〜2.5mm程度です。
これを踏まえて、具体的にどういった書類を扱えるのか見てみましょう。
①請求書・注文書・納品書など
顧客や取引先に対する商品の売買、取引などに応じて、請求書や注文書、納品書などの書類を発行しなければなりません。
これらはメールにデータを添付してやり取りするケースもありますが、月または週ごとにまとめて書類を作成し、郵送でやり取りする場合も少なくありません。
書類が複数枚にわたる場合でも、パンフレットのように厚みもないため封入封かん機（インサーター）での作業に適しています。
②行政文書
市町村役場では、住民に対してさまざまなお知らせを郵送することがあります。
特定の条件に該当する住民だけに送付する書類もあれば、全住民に対して送付しなければならない書類などもあるでしょう。
このような行政文書の多くは、請求書や注文書のように1枚から数枚程度のボリュームであることがほとんどのため、封入封かん機（インサーター）による作業に適しています。
③DM（ダイレクトメール）
期間限定のセールやキャンペーン、新商品のお知らせなど、自社の顧客に対して個別に宣伝をするDM（ダイレクトメール）。
チラシやクーポン券、招待状など複数枚の書類を封入することも多いですが、パンフレットや資料のように厚みはないため、封入封かん機（インサーター）で作業をすれば大幅に効率化できるでしょう。
封入封かん機（インサーター）の平均価格帯
封入封かん機（インサーター）の導入にあたって、多くの担当者が気になるのがコストではないでしょうか。
一口に封入封かん機（インサーター）といってもさまざまな機種があり、デスクの上に常備できるコンパクトなものから、複合機よりも大きいサイズのものまで多種多様です。
たとえば、卓上型のコンパクトな機種の場合には、10万円前後で購入できる安価なものもあります。
一方、短時間で多くの作業が自動化できる上位モデルになると、50〜60万円台、もしくはそれ以上の価格の機種も少なくありません。
導入する企業・組織の規模や書類の量によっても最適な機種は異なるため、導入コストの相場も大きな違いがみられるのです。
メーカーによって封入封かん機（インサーター）の違いはある？
封入封かん機（インサーター）はいずれも、書類の折りたたみや封入、のり付けといった作業を自動化する機能が共通で組み込まれています。
メーカーによっても取り扱い機種のバリエーションはさまざまで、大きな違いは処理スピードやフィーダーの種類、機器構成のカスタマイズ性などが挙げられます。
たとえば、コンパクトな本体で1時間あたり2,000通程度の処理スピードのエントリーモデルをラインナップしているメーカーもあれば、1時間あたり5,000〜10,000通というパワフルな性能で大容量のシートフィーダーや封筒フィーダーを搭載し、検査システムも構成可能な上位モデルを用意しているメーカーも存在します。
上位モデルになれば本体のサイズも大きくなり、複合機数台分のスペースを確保しなければならない機種も少なくありません。
そのため、会社の規模や処理する郵便物のボリュームなども含めて、最適なモデルを提供しているメーカーを選ぶことが重要です。
封入封かん機（インサーター）の耐用年数
封入封かん機（インサーター）の耐用年数は、税法上5年間と定められています。
これはあくまでも減価償却の期間であり、機器そのものの寿命や買い替え時期を表すものではありません。
封入封かん機（インサーター）はPCやスマートフォンのように数年から5年程度で買い替えるケースは稀で、不具合がなければ10年、15年と使い続けることができます。
Quadientはさまざまな機種を用意
Quadientは郵便物の発送作業や事務作業を効率化するために、さまざまなソリューションを提供しているメーカーです。
そこで、Quadientが提供している封入封かん機（インサーター）の種類と特長を詳しく紹介しましょう。
①DS-40i
コンパクトな本体サイズで執務スペースのデスクにも設置できるエントリーモデルでありながら、手作業に比べて13倍のスピードを実現し、1,350通の封書を約1時間で処理します。
三つ折り、二つ折り、四つ折り、折りなしの4パターンから選択でき、最大5枚までの書類を封入可能です。
②DS-64i
書類のボリュームが多い中小企業に最適なモデルがDS-64iです。
1時間あたり最大2,500通の処理が可能で、7インチのカラータッチパネルを搭載し操作性も良好。
三つ折り、二つ折り、四つ折り、折りなしに加えて、ゼット折りの5パターンから選択できます。
③DS-77iQ
ひと月あたり40,000通までの書類の処理に対応でき、中堅企業から大企業まで幅広く対応できるモデルがDS-77iQです。
1時間あたり最大3,800通の処理に対応でき、多様なフィーダー構成で汎用性も高いです。
また、ネットワーク接続機能も有しており、リモートアシスタンスや診断機能を利用することでダウンタイムの削減に貢献します。
④DS-85i
ひと月あたり60,000通の処理に対応した、中堅から上位に位置するモデルがDS-85iです。
1時間あたり最大4,000通の処理が可能で、フィードステーションは6つまで拡張できます。
大画面のタッチパネルで操作性も良好で、はじめて使用する方でも迷うことなく操作できます。
⑤DS-95i
毎日のように膨大な書類を処理しなければならない大企業におすすめのモデルがDS-95iです。
ひと月あたり80,000通の処理に対応でき、複数のフィーダーをリンクさせ処理を引き継ぐことも可能。
汎用性に優れ、最大8つのフィードステーションも設定できます。
⑥DS-700iQ
Quadientが誇る最上位モデルに位置しているのがDS-700iQです。
ひと月あたり最大30万通の処理能力を有し、大企業から官公庁まで幅広い事業者に対応。A4サイズの書類を折りたたむことなく定形外封筒へ封入することも可能で、医療請求書や財務諸表といった機密性の高い文書も安全に処理できます。
まとめ
今回紹介してきたように、封入封かん機（インサーター）は請求書や納品書などはもちろん、行政文書やDMなどさまざまな書類に対応できます。
毎日のように膨大な書類の処理に追われている企業や組織ほど、封入封かん機（インサーター）を導入するメリットは大きいといえるでしょう。
処理する書類の量によっても最適な機種は異なるため、今回挙げた6機種を参考にしながら、自社にとって最適な1台を探してみましょう。
