オフィスへ毎日のように大量に届く郵便物。
ペーパーレス化へ取り組む企業が増えたとはいえ、取引先や顧客の要望によって請求書や契約書を紙でやり取りしている企業も少なくありません。
社内に郵便物が届いた後は、各部署や担当者宛てに仕分けをしなければならないほか、開封した後も書類の内容を確認し仕分け作業が待っています。
本記事では、郵便物の仕分けというアナログな作業を効率化するためには、どういった方法が有効なのか詳しく解説します。
オフィスへ毎日のように大量に届く郵便物。ペーパーレス化へ取り組む企業が増えたとはいえ、取引先や顧客の要望によって請求書や契約書を紙でやり取りしている企業も少なくありません。
社内に郵便物が届いた後は、各部署や担当者宛てに仕分けをしなければならないほか、開封した後も書類の内容を確認し仕分け作業が待っています。
本記事では、郵便物の仕分けというアナログな作業を効率化するためには、どういった方法が有効なのか詳しく解説します。
便業務の仕分け作業でよくある悩み
オフィスへ大量の郵便物が届いた際、社内の各部署や担当者まで確実に届けるためには、仕分け作業が必須となります。
しかし、郵便物が多ければ多いほど仕分け作業に時間を要してしまいます。
また、1通ずつ宛先を確認し仕分ける必要があるため、さまざまな問題が発生することもあります。
社内における郵便業務の仕分け作業では、どういった悩みが多いのでしょうか。
主な4つのポイントに分けて紹介します。
①郵便物の紛失
大量の郵便物を1通ずつ仕分ける際に、何らかの理由で郵便物が紛失するケースがあります。
たとえば、仕分け用のボックスの間に挟まったまま気づかず放置していたり、本来とは別の部署や担当者へ渡ってしまい、誤って破棄したりと、さまざまなパターンが考えられます。
郵便物のなかには取引先からの請求書や契約書など、重要書類が多く含まれています。
それらを万が一紛失してしまうと、取引先へ書類の再発行をお願いしたり、契約上のトラブルに発展したりする可能性もあります。
②郵便物が宛先以外の人に届く
紛失と並んでよくあるパターンが、宛先以外の別部署や担当者へ届いてしまうパターンです。
たとえば「営業部1課」と「営業部2課」を間違えてしまうパターンや、同姓同名や似た名前の人の郵便物を間違えて仕分けたりといったミスなどが起こりがちです。
また、届いた郵便物を社員各自が持ち帰る運用をしていると、ほかの部署や担当者へ届いた郵便物を第三者が誤って持ち帰っていってしまうケースもあります。
「仕分けミスによって別部署や別の担当者へ届くのは社内の問題であり、それほど深刻に捉える必要はないのでは？」と考える方もいるかもしれません。
しかし、こういったミスが頻繁に発生してしまうと、正しい宛先へ届けるために通常業務が中断してしまったり、仕分けを担当している部署や担当者へクレームが届いたりする可能性もあります。
③大量の郵便物の開封に時間がかかる
郵便物を宛先ごとに仕分けた後もさまざまな問題が発生することがあります。
特に多いのが、大量の郵便物の開封作業に時間を要することです。
1日に数十通、数百通単位の郵便物が届く場合、1通ごとに封筒を開封して中身を取り出さなければなりません。
その後、取引先ごとに請求書や納品書、契約書などをフォルダに整理し収納する手間もあることから、作業を効率化し生産性を向上させるためにも、郵便物の開封作業はできるだけ手間をかけずに素早く行う必要があります。
④開封の際に中身を破損してしまう
郵便物の中身を仕分ける作業のなかで、開封作業と並んで悩みがちなのが中身を破損するリスクです。
封筒の端を手でちぎってしまうと中身まで破けてしまう危険があることから、カッターやハサミを使って開封するのが一般的です。
しかし、この場合も刃が入る位置や角度によって中身を切ってしまう危険があるため、慎重に作業をしなければなりません。
また、刃物を扱う以上、作業中に油断してしまうと指を切り負傷する危険もあるでしょう。
そのため、郵便物の中身を安全かつ効率的に仕分けるための工夫やツールをうまく活用することが求められます。
郵便業務の仕分け作業を効率化する方法
では、上記で紹介した郵便物の仕分け作業の悩みを解消するためには、どういった方法が有効なのでしょうか。
まずは「郵便物の紛失」や「郵便物が宛先以外の人に届く」悩みを解消する方法を2つ紹介します。
①郵便ボックスを設置する
ひとつ目の方法は、郵便ボックスを設置することです。
各部署や担当者ごとに郵便ボックスを設置しておき、そのなかに郵便物を仕分けることで宛先の間違いや郵便物の紛失を最小限に抑えることができます。
社内に届く郵便物の量が膨大な場合、総務の担当者が社員一人ひとりに仕分けをすると時間がかかってしまうため、まずは部署ごとに郵便ボックスを設置し、各部署の担当者に仕分けをしてもらうといった方法も有効でしょう。
②メールルームを設置する
総務部の担当者が片手間で郵便物の仕分けをしているような状況だと、郵便物がデスクの上で他の書類に紛れてしまい、紛失や誤って破棄することも考えられます。
そこで、郵便物を一箇所に集約して仕分けるためのメールルームを設置することも有効です。
メールルームに郵便ボックスを設置しておけば、各部署へ郵便物を渡す手間もなくなり、各部署の担当者が都合の良いタイミングで受け取ることもできるでしょう。
郵便業務の仕分け作業には開封機（レターオープナー）がおすすめ
https://mail.quadient.com/ja/letter-openers/im-19
郵便物を受け取った後、書類を効率的に仕分けるためには開封機（レターオープナー）の活用がおすすめです。
そもそも開封機とは何か、郵便物の仕分けにおいてどういったメリットがあるのかも含めて解説しましょう。
開封機（レターオープナー）とは
開封機とはレターオープナーともよばれ、その名の通り郵便物を自動的に開封するための機械です。
一般的にレターオープナーといえば、ペーパーナイフのようなものや卓上に置いて使用するコンパクトな製品が多いですが、膨大な量の郵便物を開封するためには専用の開封機がおすすめです。
開封機は1分間に数百通の封筒を自動的に開封でき、郵便物をセットしてスタートボタンを押すだけの簡単操作が特徴です。
開封機（レターオープナー）のメリット
開封機を導入することにより、郵便業務の仕分けにあたってどういったメリットがあるのでしょうか。
①素早く開封できる
上記でも紹介した通り、開封機は1分間に数百通の封筒を開封できます。
手作業に比べて極めてスピーディーで、安全な作業を実現できるでしょう。
なお、上位モデルのなかには、異なるサイズの封筒でも事前の仕分けが不要でスピーディーに開封してくれる機種も存在します。
②中身を破損するリスクが低い
開封機は封筒の1辺〜3辺にスリット（切れ込み）を入れて中身を取り出せる状態にします。
スリットは封筒の端からわずか数mmの位置に入るため、中身を傷つけるリスクが低いです。
また、手作業に比べて封筒の切れ端がきれいで、見た目も美しい特徴があります。
▶︎レターオープナーのメリットとは？開封機の電動タイプの種類も紹介
郵便物の仕分け効率化は生産性向上の第一歩
郵便物の仕分けと聞くと人の手作業に頼らざるを得ず、効率化には限界があるのではないかと考える方も多いでしょう。
確かに、宛名を確認し部署や担当者別に郵便物を仕分ける作業は人の手に頼らざるを得ませんが、人為的なミスを極力少なくすることで業務効率化に貢献できるのも事実です。
今回紹介したメールボックスやメールルームの設置はもちろんのこと、郵便物の開封作業を効率化する開封機の導入も検討してみてはいかがでしょうか。
