日常的にさまざまな書類のやり取りを行う場合、郵送や宅配便で届いた封筒の開封は手間のかかる作業です。
手でちぎるようにして開けたり、カッターやハサミを使って開けたりと、人によって開封の仕方はさまざまです。
しかし、このような方法では、中に入っている書類を誤って切ってしまったり、開封の際に手をケガしてしまったりと、さまざまなデメリットがあることも事実です。
そこで効果的なのが、レターオープナーとよばれる専用のツールを活用する方法です。
今回の記事では、レターオープナーとはどのようなものなのか、使い方の詳細やレターオープナーのメリットや種類、選び方にいたるまで詳しく解説します。
レターオープナーとは？
レターオープナーとは、その名の通り封筒を開封するための文具です。
個人でも手軽に購入できる数百円程度のものから、大量の書類整理に適した業務用のものまで多種多様で、用途に応じて製品を選ぶことができます。
ペーパーレス化に向けて業務フローの見直しを行っている企業も多いと思いますが、それでも役所との書類のやり取りや、経費精算のために領収証をやり取りする業務は残っています。
書類をベースとした事務作業を効率化するためにも、レターオープナーは有効なツールのひとつです。
大量に処理できる物では1分間に数百通の封筒を、素早く開封します。
スタッフの時間を節約することで、効率よく仕事を進める事に役立てます。
レターオープナーの種類
レターオープナーには電動タイプと手動タイプがあることを紹介しましたが、それぞれのタイプについてもう少し詳しく解説しましょう。
レターオープナー｜手動タイプ
手動タイプのレターオープナーは、ペーパーナイフのような形状をしたものから電動タイプのようにスライドさせて使用するタイプのものまでさまざまです。
一般的なペーパーナイフに比べてレターオープナーは切れ味が鋭く、開封した部分の切り口も滑らかです。
また、電動タイプに比べてコンパクトな製品が多く電池交換も不要のため、手軽さという点においては手動タイプに軍配が上がります。
レターオープナー｜電動タイプ（手動タイプ）
手動式の電動タイプは、力もテクニックも使わずに簡単に封筒を開けることができるので実用的です。
バッテリーを搭載しているので、封筒を挟み込み口に入れるだけで、自動的に封筒の端を切り開いてくれます。
作業時間も手動の製品よりも早くなります。
また、刃が直接触れない構造のため、非電動式の製品よりも安全性が高いのも特徴です。
レターオープナー｜電動タイプ （デスクトップタイプ）
大量の封筒を短時間で開封しなければならない人や企業には、オフィス向けの電子レターオープナーがおすすめです。
クアディエントのコンパクトなレターオープナーは、1分間に最大400通の封筒を自動的かつ安全に開封することができます。
機種によっては、大きさや厚さが異なる封筒を事前に仕分けることなく簡単に開封することもできます。
これらの製品は、中小企業から大企業まで、職場での作業効率を向上させるための強力な味方となります。
詳しくはクアディエントの製品ページをご覧ください。
レターオープナーのメリット
レターオープナーを活用することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。
レターオープナーのメリット
たとえば、カッターやペーパーナイフで封筒を開封する場合、封筒の端まで糊付けされていると刃を差し込むことができません。
また、ハサミを使用する場合は、封筒の切り口が曲がってしまい中身の書類までカットしてしまうことも考えられます。
レターオープナーを活用すれば、端から切り込みを入れてカットできるため、端まで糊付けされている封筒であってもスムーズかつ丁寧に開封できます。
また、ハサミのように切口が曲がってしまうこともなく、真っ直ぐにカットできるため書類を誤ってカットする心配もありません。
もちろん、手で開封する場合に比べて切り口がきれいで、紙くずなどが出にくいこともレターオープナーのメリットといえるでしょう。
一度に大量の封書を開封する必要があるオフィス向けには、1分間に数百通もの封筒を開封できるタイプもあり、従業員の貴重な時間を大幅に節約できるという大きなメリットがあります。
近年利用者が増えている、レターパックのような固い封筒を瞬時に開封できる機種もあり、ニーズに合わせて様々なタイプが販売されています。
レターオープナーのデメリット
レターオープナーの用途は封筒を開封するという作業に特化しているため、ハサミやカッターのように汎用性のあるツールではありません。
書類整理の頻度が少ない場合、レターオープナーを保管しておくスペースも必要になるため、デスクや引き出しの中のモノを最小限に抑えたい場合には不向きといえるかもしれません。
レターオープナーの使い方
レターオープナーは大きく分けると電動タイプと手動タイプが存在し、製品によっても使い方は異なります。
電動タイプの場合は、差込口へ封筒の開封口をセットし、軽くスライドするだけできれいにカットできます。
多くの製品には回転刃がついているため自動的にスライドすることも可能ですが、商品によってカットの途中でズレが生じる可能性もあるため、手を軽く添えておくようにしましょう。
デスクトップタイプの電子レターオープナーの場合、封筒を機械に入れるだけで自動的に封筒が開封されます。
何百枚もの封筒をセットできるフィーダーが付いているため、封筒を1枚ずつ手差しする手間が省けます。
手動タイプの場合は、自動的にスライドすることはないため、封筒の端からレターオープナーの先端を差し込んだ後、一気にスライドします。
製品によって多少の違いはあるものの、初めて使用する方でも簡単かつきれいに封筒を開封できます。
レターオープナーの選び方
レターオープナーを購入する際には、どのようなポイントに注意すれば良いのでしょうか。
今回は特に重要な４つの点をピックアップして解説します。
①カット幅
https://mail.quadient.com/ja/letter-openers/im-19
電動タイプのレターオープナーを購入する場合、必ずカット幅を確認しておきましょう。
カット幅とは、封筒に対して刃を入れる部分までの長さのことを指します。
電動タイプのレターオープナーは1〜4mm程度のカット幅が主流です。
厚みのある封筒を開封することが多い場合には、電動タイプのものよりもペーパーナイフのような形状の手動タイプが適しています。
ただし、レターパックのような厚みのある封筒を開封する際には、6mmまでのレターパックの開封が可能なクアディエントのIM-19Lが最適です。
②替刃の可否
レターオープナーの刃の部分を交換できるか否かも確認しておきましょう。
使用しているうちに切れ味が悪くなってきたら、本体ごと買い換える必要があるため、消耗品のようなものと認識しておく必要があります。
③本体のサイズ
部署内で複数の担当者がレターオープナーを共用することも考えられるでしょう。
そのような場合、本体サイズがコンパクトなもののほうが扱いやすく、限られたスペースでも保管できます。
④レターオープナーの処理速度について
少量の封筒を時々開封するだけのユーザーには、コストがあまりかからない手動式のレターオープナーが最適です。
月に50通以上の大量の封筒を定期的に開封する必要があるユーザーや企業には、電動のオフィス向けレターオープナーが最適です。
このようなレターオープナーは、時間のかかる事務処理を自動化し、業務効率の向上に役立ちます。
レターオープナーのメリットとは？ まとめ
カッターやハサミなどに比べて、きれいに封筒を開封できるレターオープナー。
用途が限られているため「わざわざ購入する必要はないのでは」と感じる方もいるかもしれませんが、日々大量の書類整理を行っている部署や担当者にとっては、利用価値の高いツールといえるでしょう。
一分一秒を争うビジネスシーンにおいて、手紙の開封を自動化することは、便利で使いやすく業務効率を高め、従業員を手間のかかる作業から解放し、より重要度の高い仕事に集中させるための素晴らしい取り組みとなるでしょう。
また、オフィスだけでなく、一般家庭においても郵便受けの近くなどにレターオープナーを常備しておくと、より簡単かつ安全に郵便物を開封することができるようになります。
