重要な書類やはがきを郵送する際、相手先まで確実に配達が完了したか不安になることも多いものです。
信頼性の高い郵便配達とはいえ、何らかの理由によって誤った宛先に送付されてしまったり、配達が遅れたりしてトラブルになる可能性もゼロではありません。
そこで、ぜひ活用したい便利なサービスが特定記録郵便とよばれるものです。
書留で送付したいものの、コストが気になる方にも特定記録郵便はおすすめの方法です。
今回は、特定記録郵便とはどのようなサービスなのか、利用条件や料金、特定記録郵便の出し方なども含めて詳しく解説します。
特定記録郵便とは
特定記録郵便とは、封書やはがき、ゆうメールなどの引受けを記録するサービスのことを指します。
通常、手紙やはがきをポストに投函しただけでは、発送したことを客観的に証明する術はありません。
相手先に手紙やはがきが無事届けば問題ありませんが、誤配や郵便の遅延などが発生した場合、当事者間でトラブルに発展することも考えられます。
そこで、手紙やはがきを郵便局窓口で引受けた際に受領証を発行してもらうことで、確実に差し出したことを証明できるのが特定記録郵便です。
なお、特定記録郵便はあくまでも引受け時に受領証を発行するのみであり、宅配便やゆうパックのように相手方から捺印やサインをもらうことはありません。
そのため、特定記録郵便の配達時には通常の郵便物と同様、相手先の郵便受箱に届くことになります。
特定記録郵便が利用できる郵便物の種類
特定記録郵便は以下の郵便物を差し出す際に申し込みが可能です。
- 第一種郵便物：手紙（定形郵便物・定形外郵便物）
- 第二種郵便物：はがき（通常はがき・往復はがき・年賀はがき など）
- 第三種郵便物：日本郵便の承認を受けた雑誌などの定期刊行物
- 第四種郵便物：通信教育用郵便局・点字郵便物・学術刊行物郵便物 など
- ゆうメール
また、特定記録郵便と合わせて「速達」および「配達日指定」のオプションも指定できます。
特定記録郵便の料金・割引制度
特定記録郵便を利用するためには、どの程度の料金がかかるのでしょうか。
また、一定の条件を満たした場合などにおいて割引となるサービスはあるのでしょうか。
基礎知識として覚えておきたい特定記録郵便の料金について紹介します。
特定記録郵便の料金
特定記録郵便は手紙やはがき、ゆうメールを差し出す際の基本料金に加えて、160円が加算されます。
なお、手紙やはがき、ゆうメールの料金は重さやサイズによって変動しますが、特定記録郵便の加算分である160円は一律で適用されます。
加算分の料金は郵便窓口での支払いはもちろんですが、あらかじめ切手を貼り付けておいても問題ありません。
たとえば、定型サイズの封筒の場合であれば、通常の郵便料金である84円に特定記録郵便の160円を加算した244円となります。
特定記録郵便の割引制度
特定記録郵便では、「単割300」という割引制度があり、以下の4つの条件を満たす場合に限り1通あたり11円の割引が適用されます。
【単割300の条件】
- 郵便物またはゆうメールを同時に300通以上差し出す
- 料金別納（現金等で支払うものに限る）、料金後納、料金計器別納のいずれかで料金を支払う
- バーコードにより郵便物等にお問い合わせ番号を表示する
- 特定記録郵便物等の受領証等を作成する
ただし、郵便物とゆうメール（心身障がい者用ゆうメールを含む）を合わせて300通以上となる場合は、割引の対象とならないため注意が必要です。
特定記録郵便の出し方・手順
特定記録郵便を出す際には、以下の方法および手順に従って手続きを行います。
「書留・特定記録郵便物等受領票」へ記入
郵便局の窓口には「書留・特定記録郵便物等受領票」とよばれる専用の書類が用意されているため、これに必要事項を記入します。記入する項目は以下の通りです。
- 依頼主の住所・氏名
- 届け先の氏名
なお、受領票の最上部には「書留・特定記録郵便物等受領票」という表記があるため、特定記録郵便として差し出す際には「特定記録郵便」の部分に◯印を記入します。
特定記録郵便は郵便物の引受けを記録する目的があるため、ポストに投函してしまうと引受けの記録ができません。
そのため、ポスト投函ではなく郵便窓口に持ち込んで差し出すことが必須となります。
また、郵便窓口によっては特定記録郵便の取り扱いに対応していなかったり、営業時間も異なっていたりするケースもあるため、事前に確認しておきましょう。
受領票と郵便物を郵便局の窓口へ提出
受領票へ必要事項を記入した後は、差し出す郵便物と受領票をセットにして窓口へ提出します。
このとき、郵便局員は封筒などにバーコードを貼り付けます。
「書留・特定記録郵便物等受領票」の受け取り
受領票に不備がなければ、郵便局員から受領票の控えが発行されます。
なお、発行された受領票には「お問い合わせ番号」が記載されており、配達状況を確認する際に必要となるため、受領票は捨てずに必ず取っておきましょう。
特定記録郵便の配達状況を確認
特定記録郵便を差し出した後は、「郵便追跡サービス」のWebサイトにアクセスし、受領票に記載された「お問い合わせ番号」から郵便物の配達状況を確認できます。
特定記録郵便の注意点
特定記録郵便を利用する際には、いくつか注意すべきポイントが存在します。
①手渡しではない
冒頭にも紹介しましたが、特定記録郵便はあくまでも郵便物の「引受け」を記録として残すものであり、確実に相手方に対して配達を完了したということまでは証明できません。
何らかの理由によって本人以外の手元に郵便物が渡る可能性があったり、配達員のミスによって誤配のリスクもゼロではありません。
もし、特定記録郵便として差し出したにもかかわらず、相手方に到着していない場合には、郵便局へ個別に問い合わせる必要があります。
②無賠償
現金やその他貴重品などを郵送する場合、書留であれば実損額を賠償してくれます。
しかし、特定記録郵便は無賠償であり、万が一中身が破損したとしても一切の保証は受けられません。
③土日・祝日の配達は対象外（速達を除く）
速達のオプションを選択した場合は土日・祝日の配達にも対応できますが、それ以外の場合には特定記録郵便であったとしても平日のみの配達となります。
もし急ぎで郵送したい場合には、速達オプションを選択するようにしましょう。
郵便料金計器を利用すれば特定記録郵便の料金印字は対応可能に
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郵便料金計器を利用する事により、余計な手間が減り業務効率が上がり、メリットが生まれます。
郵便料金計器を使うメリット
- 数秒で料金を計算することが可能になります。
- 料金が自動に計算と印字されるので余計な手間がかからなくなります。
- 様々なサイズと重さの郵便物を一気に計量する事が出来るので整理をする必要がなくなります。
- 特定記録郵便の割引を適用する事も可能になります。
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郵便計器の利用方法について
郵便料金設定ボタンより、種別・地帯・フォーマットを選択して、最後に特殊扱いを選択する際、ＯＫボタンを押し、種別・特殊扱い選択を確定します。
または「mem」ボタン内、ショートカットに登録すれば、こちらからより早くセッティングする事ができます。最後にスケールへ郵便物をのせると、料金が表示されますので印字します。
ポストには投函できませんので、郵便局へ持ち込み「書留・特定記録郵便物等差出票」に記入して窓口に出します。
封筒に「特定記録」と表示する必要がありますが、郵便局でも対応可能です。
用途に応じて特定記録郵便を活用しよう
特定記録郵便は郵便局を確実に差し出したことを証明するためにも有効なサービスといえます。
しかし一方で、配達記録が残らなかったり、本人に直接受け渡すことができないなどの注意点があることも事実。
今回紹介したポイントをしっかり把握しながら、用途に応じて特定記録郵便を活用しましょう。
