Je inkomende facturen digitaliseren is de ideale automatiseringsoplossing. Goedkeuren, archiveren en opzoeken van facturen wordt kinderspel. Bovendien bespaar je dankzij digitale facturering heel wat papier en administratieve rompslomp. Ontdek hier de vijf voornaamste troeven.
Betalingsproces versnellen
De gescande facturen worden meteen via e-mail als pdf verstuurd naar de verschillende departementen en de betrokken collega’s. De digitale archivering van facturen biedt een duidelijke meerwaarde in vergelijking met de manuele klassering of opberging van de documenten.
De facturen kunnen ook snel en makkelijk naar collega’s worden verdeeld, wat het betalingsproces aanzienlijk versnelt en de cashflow ten goede komt. Bovendien wordt er op elk moment gewaakt over de goedkeuring van de facturen, die dankzij de IMW-software snel en efficiënt verloopt.
Documenten makkelijk beheren en lokaliseren
Als je je facturen en andere documenten digitaal bewaart, kun je ze makkelijk beheren en lokaliseren. Zo weet je onder andere waar elk goed te keuren document zich bevindt. De goedkeuring wordt bovendien sterk vereenvoudigd: iedere persoon betrokken bij het goedkeuringsproces ontvangt de facturen op het juiste moment en kan documenten goedkeuren, weigeren of commentaar toevoegen. Tot slot hoef je dankzij de geavanceerde zoekmotor niet meer aan je leveranciers te vragen om facturen die je niet meer terugvindt, opnieuw op te sturen.
Facturen snel archiveren en opzoeken
Archiveren en snel opzoeken wordt gefaciliteerd door de zoekmotor en de automatische herkenning via OCR (Optical Character Recognition) van de gescande documenten. Je hebt dan ook altijd, overal en vanop elk apparaat toegang tot je facturen. OCR laat toe om gedigitaliseerde documenten van beeldformaat naar tekstformaat om te zetten. Op die manier kun je opzoekingen doen via trefwoorden die op het papieren document werden gedrukt.
Plaats en kosten besparen
Alle gedigitaliseerde documenten worden in het geheugen opgeslagen. Je hoeft dus geen opslagruimte te voorzien, stockageruimte te huren of de facturen meermaals te kopiëren om ze in verschillende mappen te bewaren. Zo is facturen digitaliseren synoniem met kosten en tijd besparen.
Meer dan alleen facturatie
Digitaliseren resulteert in een makkelijke verdeling van papieren en elektronische documenten. Digitale archivering is niet alleen handig voor de facturatie, maar kan ook gebruikt worden voor interne documenten zoals onkostennota’s, creditnota’s en vakantieaanvragen. Daarnaast komen externe documenten zoals bestelbonnen en offertes in aanmerking.
Deze werkwijze vereenvoudigt het werk van de hele onderneming. Je bespaart kosten en opslagruimte en verkort de tijd die je nodig hebt om de documenten te behandelen. Stop dus je zoektocht, kies voor digitalisering en doe jezelf en je onderneming een plezier!
