Trois Moulins Habitat, gevestigd in Seine-et-Marne, Frankrijk, creëert en beheert betaalbare kwaliteitswoningen voor mensen met beperkte middelen in samenwerking met lokale overheden. Trois Moulins Habitat is een dochteronderneming van de Polylogis-groep, een onafhankelijk vastgoedbeheerbedrijf gespecialiseerd in de bouw, renovatie, ontwikkeling en het beheer van sociale woningen. De missie van Trois Moulins Habitat is het ontwikkelen van goede sociale huurwoningen en het bevorderen van diversiteit en sociale banden.
Documentlevering optimaliseren door handmatige processen te elimineren
Aan het einde van elke maand verwerkt Trois Moulins Habitat 20.000 huurafrekeningen en stuurt herinneringen aan het begin van de volgende maand. Tussen deze twee fasen van communicatie worden ook berichten over reparaties, upgrades, automatische incasso, etc. naar de huurders gestuurd. Dit werk werd beheerd door een enkele werknemer die om de dag de vele mailings verwerkte. Deze taak was niet alleen tijdrovend, omslachtig en had weinig toegevoegde waarde, maar de mails waren op deze manier verwerkte ook niet traceerbaar.
Trois Moulins Habitat was al meer dan 20 jaar uitgerust met Quadient-omslagvulmachines[BE1] . Nadat Quadient de nieuwste uitdagingen van Trois Moulins Habitat had leren kennen, introduceerde het bedrijf zijn cloud-gebaseerde documentbeheeroplossing, Quadient® Impress Automate om kosten en arbeid te helpen besparen en de productiviteit te verhogen door alle documenten voor elke ontvanger in één mailing te combineren. Impress Automate centraliseert de voorbereiding en distributie van documenten en beveiligt het voorbereidingsproces met zijn intelligente barcodetechnologie om ervoor te zorgen dat het juiste document in de juiste envelop wordt geplaatst. Documenten bestemd voor dezelfde huurder worden gesorteerd en gecombineerd om de klantervaring te verbeteren en de totale portokosten te verlagen.
"Doordat we al onze documenten tegelijkertijd kunnen versturen kunnen we een persoonlijke ervaring bieden die zeer wordt gewaardeerd door onze huurders en wordt een overvloed aan post aanzienlijk verminderd", zegt Isabelle Bodin, hoofd algemene diensten bij Trois Moulins Habitat.
Een vertrouwd partnerschap zorgt voor soepele overgang naar digitale processen
De overgang naar het geautomatiseerde proces voor het afleveren van documenten werd geleidelijk gemaakt om het personeel te laten wennen aan de digitale tools en IT-workflows. Er werden bijeenkomsten georganiseerd met het technische team van Quadient en al het personeel van Trois Moulins Habitat om hen vertrouwd te maken met de functies van Impress Automate. Ze kregen ook de kans om de oplossing in actie te zien in een ander bedrijf om het gebruik en de voordelen ervan beter te begrijpen.
Eenmaal comfortabel, startten ze een pilot met het versturen van bonnen. Quadient kon Impress Automate zeer snel implementeren en het team van Trois Moulins Habitat was in staat om volledig gebruik te maken van de oplossing. Met het succes van de pilot breidden ze langzaam de oplossing uit naar de hele organisatie.
"Ik kan alleen maar vol lof spreken over de ondersteuning van Quadient tijdens de installatie van Impress Automate. Ik had aanvankelijk veel tegenzin omdat ik helemaal niet vertrouwd was met het systeem, maar Quadient nam de tijd om al onze twijfels weg te nemen met hun expertise en advies. En zelfs na de installatie hebben ze ons maandenlang gecontroleerd of alles goed verliep," zegt Bodin.
Een betere ervaring voor werknemers en huurders met nog meer voordelen voor het bedrijf
Twee medewerkers gebruiken nu de omslagvulmachine[BE2] samen met Impress Automate. Elke werknemer is volledig autonoom en gebruikt de tools zelfstandig en/of samen dankzij een eenvoudige en intuïtieve interface. Met de tijd die ze besparen op het afhandelen van handmatige processen, kunnen ze zich nu wijden aan andere taken met een hogere toegevoegde waarde.
Impress Automate heeft aanzienlijke voordelen opgeleverd voor Trois Moulins Habitat:
- Tijdsbesparing, nu werknemers slechts twee keer per maand in plaats van om de dag gemailde berichten hoeven te verwerken.
- Lagere kosten dankzij minder gebruik van enveloppen en portokosten door de consolidatie van mailings
- Verbeterde communicatie met huurders, nu er elke maand tijdig wordt gecommuniceerd. Dit heeft het aantal telefoontjes naar het bedrijf sterk verminderd aangezien de huurders nu tijdig informatie ontvangen.
- Een positief effect op het milieu nu drie documenten in één envelop worden verstuurd in plaats van drie afzonderlijke enveloppen voorheen.
Het hebben van een positieve ecologische impact wordt steeds belangrijker voor Trois Moulins Habitat omdat ze hun papierverbruik willen verminderen. Gelukkig maakt Impress Automate het mogelijk om documenten per post te versturen, digitaal via SMS, via e-mail of een webplatform. Sinds september 2022 verspreidt Trois Moulins Habitat een deel van hun communicatie via e-mail, in een paar klikken, vanaf de werkplekken van het personeel.
"We zijn erg blij met Impress Automate. Het elimineert repetitieve taken en vermindert de hoeveelheid tijd die dagelijks aan de omslagvulmachine [BE3] wordt besteed aanzienlijk. We kunnen tot We kunnen tot 11 documenten tegelijk (in een mailing) versturen met de Quadient-oplossing. We hebben gewonnen aan productiviteit en aanzienlijke besparingen, terwijl we onze huurders een communicatie-ervaring op maat bieden."
- Isabelle Bodin, hoofd algemene diensten[BE4] van Trois Moulins Habitat
<p><a class="dark-grey button-default hover:bg-grey-cool-900" data-v-b28aafb6="" href="https://resources.quadient.com/m/618f243dc5d3f3de/original/Trois-Moulins-Habitat-Dutch-Belgian.pdf" target="_blank">Download PDF </a></p>
