Weg met de juten postzakken van weleer, de toekomst van postverwerking is digitaal! En die digitalisering hoeft niet ingewikkeld of moeilijk te zijn, integendeel. Lees verder en ontdek hoe digitale verwerking de verdeling van de post én de opvolging ervan stukken makkelijker en efficiënter maakt.
Overstappen op een digitale postkamer
In de traditionele postkamer is het doorgaans chaos troef. Want nadat de in juten zakken geleverde post aangekomen is, begint het grote verdeelwerk: de post sorteren per bestemmeling binnen het bedrijf en er vervolgens voor zorgen dat de brief of het pakket bij die bestemmeling terechtkomt. Daar komen véél handelingen aan te pas: postzakken legen, sorteren, categoriseren en verdelen van postkamer met postkarren naar de juiste bureaus. Kostelijk en niet erg efficiënt. Bovendien gaat er soms post verloren. En wanneer het over facturen gaat, wordt het nóg ingewikkelder. Die moeten namelijk vaak langs verschillende afdelingen passeren alvorens ze vrijgegeven kunnen worden.
Het hoeft dus geen betoog dat een digitale postkamer je van veel logistieke problemen verlost. Zo kun je de manuele postverdeling om te beginnen al uitschakelen. De inkomende post wordt meteen ingescand en niet fysiek, maar digitaal gedistribueerd. Eerder iets voor grote bedrijven, denk je? Toch niet: ook organisaties met kleinere volumes kunnen – als ze aan enkele basisvoorwaarden voldoen – vlotjes de overstap maken naar een digitale postkamer.
Voorwaarden voor digitale postverwerking
Twijfel je of digitale postverwerking de investering waard is? Doe de check en lees hieronder aan welke voorwaarden je onderneming in dat geval maar beter voldoet. Daarna kun je beslissen om al dan niet over te gaan tot volledige digitale verwerking van het postverkeer in je bedrijf.
Integreren in ERP- en boekhoudsoftware
Zorg ervoor dat gegevens uit postverwerkingssoftware ook automatisch in ERP- en boekhoudsoftware verschijnen en raadpleegbaar zijn. Zo verloopt de transitie naar digitale postverwerking vlotter, omdat je medewerkers niet steeds tussen verschillende softwaresystemen moeten switchen.
Takenpakket postmedewerker(s) herbekijken
De postmedewerker die tot nu toe eerder een logistieke rol had binnen de organisatie, zal die rol zien evolueren. De focus van de postmedewerker komt nu immers meer te liggen op kwaliteitscontrole en coördinatie. Bijscholing is met andere woorden een must, want de postmedewerker zal in zijn of haar nieuwe rol zeker behoefte hebben aan een doorgedreven kennis van informatiestromen en IT. Voorzie dus de nodige opleidingen en workshops om hen daarin te trainen.
Bewustmaking en training rond digitale postverdeling
Niet alleen de postmedewerkers moeten vertrouwd raken met de digitalisatie van inkomende post. Dat geldt eigenlijk voor iedereen binnen het bedrijf. Zo gaat de digitale postkamer de werking van de boekhoudafdeling bijvoorbeeld sterk beïnvloeden. Om ervoor te zorgen dat je medewerkers helemaal mee zijn – en als het ware staan te springen om aan de slag te gaan met de nieuwe manier van werken – las je het best een bewustmakingsronde in met eventueel een interne training. Op die manier voelt iedereen zich betrokken, werken je medewerkers beter samen en bespaar je op de lange termijn heel wat tijd en middelen.
Voordelen
Bedrijven die de overstap maken naar digitale postverwerking, ondervinden tal van voordelen. Niet alleen sparen ze veel tijd uit met postverwerking, archivering en opzoekwerk, ze zien ook tal van andere processen efficiënter worden. Medewerkers kunnen zich namelijk meer toeleggen op hun kerntaken en voelen zich minder belemmerd door de slome postverwerking. Daarnaast daalt het foutpercentage en is digitale postverwerking veiliger.
Quadient helpt je graag om de overstap te maken. Bekijk zeker Neotrax, een unieke oplossing voor de digitalisering van inkomende post.