Å holde seg oppdatert på samsvarsregler er avgjørende for organisasjoner som håndterer sensitiv kundeinformasjon som helsetjenester, forsikring, finansielle tjenester, statlige etater og juridiske tjenester.
Men det er ikke nok å bare kjenne reglene – du må også kunne bevise at du følger dem. Med bøter som varierer fra $200 til $10 000 per feil, er det å ha en rapport om dokumentintegritet et kostnadseffektivt forsvar mot personvernkrav.
Hva er dokumentintegritet?
Dokumentintegritet innebærer at et dokument er i en "uskadet tilstand", slik at du i tilfelle en tvist kan vise at det ikke har blitt tuklet med. I sammenheng med å forberede, sette sammen og levere dokumenter som inneholder sensitiv informasjon, betyr dokumentintegritet at du har en nøyaktig oversikt over hvilke dokumenter som sendes til hvilke kunder. Og i tilfelle en revisjon, vil du kunne vise at du er i samsvar med alle gjeldende forskrifter.
Hva er i faresonen?
Overraskende nok viser forskningen vår at 67 % av kundene med mappeinnsetting ikke aktivt sporer dokumentintegritet.
Ikke misforstå oss – vi er glade for at våre kunder stoler på nøyaktigheten til utstyret vårt. Det burde de absolutt. Men disse virksomhetene kan risikere å bryte forskrifter som HIPAA og GDPR hvis de ikke kan bevise dokumentintegritet når det kreves.
-
I 2020 utstedte det belgiske datatilsynet (DPA) en bot på 10 000 EUR til en direkte markedsfører for et brudd som begynte med at en kunde mottok feil melding i posten.
-
I Irland kan bedrifter risikere en bot på opptil 50 000 EUR hvis et dokument med personlig identifiserbar informasjon (PII) sendes til feil person
-
I første kvartal 2021 var det 219 rapporterte hendelser med at personopplysninger ble sendt eller fakset til feil person til Storbritannias Information Commissioner's Office (ICO)
-
I 2021 ble et undervisningssykehus i London bøtelagt 180 000 pund av ICO etter at en helseklinikk lekket detaljene til nesten 800 pasienter som hadde deltatt på HIV-klinikker
Hva er personlig identifiserbar informasjon (PII)?
PII er en persons fulle navn kombinert med noen av følgende informasjon:
- Mors pikenavn
- Førerkortnummer
- Bankkontoinformasjon
- Kredittkortinformasjon
- Navn på slektninger
- postadresse
- Epostadresse
- Hjemme- eller mobilnummer
- Personlige karakteristikker
- personnummer (SSN)
- Fødselsdato eller fødselssted
All annen informasjon som vil gjøre den enkeltes personlige identitet lett sporbar
En liten investering kan spare deg for tusenvis
For e-poster som inneholder sensitiv eller personlig identifiserbar informasjon som kontoutskrifter eller kontrakter, er overholdelsesreglene i stadig endring. Du må sørge for at riktig dokument sendes til rett person hver gang. Og du må kunne bevise det.
Den eneste måten å garantere dokumentintegritet på er gjennom en lukket-sløyfe-dokumentintegritetsløsning, som docsecure som fungerer hånd i hånd med din intelligente mappeinnsettings- og utdatabehandlingsprogramvare. Denne typen løsning vil spore og verifisere at alle dokumenter er der de skal være, og sikrer at virksomheten din er i samsvar med alle forskrifter.
Å gjøre denne investeringen nå kan spare deg for tusenvis av dollar i potensielle bøter på veien. Så ikke vent – beskytt virksomheten din i dag med en lukket-sløyfe-dokumentintegritetsløsning som docsecure.
