Pour obtenir une machine à affranchir, vous ne pouvez pas l'acheter directement, car l'affranchissement est considéré comme une forme de monnaie et peut donc être sujet à la fraude. De plus, comme il s'agit d'une monnaie, le tarif d'affranchissement change régulièrement, nécessitant un suivi et une adaptation en temps réel.
Pour utiliser une machine à affranchir, vous devez donc opter pour une location. Il existe différents types de machines à affranchir adaptées à divers volumes et catégories de courrier.
Avant de choisir un modèle de machine à affranchir, nous vous recommandons de prendre le temps de lire attentivement les informations essentielles, de comparer les différents modèles et de choisir la machine la plus adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Pour les entreprises qui envoient des lettres et des colis en gros volumes, les machines à affranchir permettent d'économiser de l'argent et du temps.
Lorsqu'un courrier est « affranchi » par machine, cela signifie qu'un timbre-poste a été imprimé sur la lettre ou le colis par la machine. Cela évite d'avoir à attendre en file à la poste pour traiter votre courrier.
Comme l'affranchissement est une forme de monnaie, sa valeur monétaire fluctue. Une machine à affranchir vous facture avec précision, et les changements de tarifs postaux sont calculés en temps réel.
L'affranchissement imprimé donne une apparence professionnelle à vos envois. Les entreprises peuvent également apposer leur logo personnalisé ou leur slogan. Un courrier avec une apparence plus professionnelle peut aider les entreprises à gagner en autorité et en confiance auprès des consommateurs.
Les utilisateurs de machine à affranchir n'ont pas à s'inquiéter de manquer de timbres pendant les périodes de forte activité postale. Le système surveille également l'utilisation de l'encre et peut commander de l'encre de manière proactive dès que les niveaux sont bas.
Il faut d'abord savoir que la location d'une machine à affranchir représente un engagement. Les frais de location mensuels varient de 20 à 200 €. En plus des frais d'affranchissement, il y a des coûts pour les consommables et la maintenance.
Toutes les entreprises n'ont pas vocation à louer une machine à affranchir. Pour déterminer si votre entreprise en bénéficierait, vous devriez considérer combien votre entreprise dépense actuellement pour le courrier et les expéditions. Si vos coûts d'envoi mensuels dépassent 50 €, une machine à affranchir sera rentable pour votre organisation.
En France, quatre fournisseurs sont autorisés à louer des machines à affranchir. Ce sont : Quadient (anciennement Neopost), Pitney Bowes, Doc'up (anciennement Frama), et Francotyp-Postalia.
Parmi ces entreprises, deux proposent des contrats à long terme : l'entreprise française Quadient (anciennement Neopost) et l'entreprise américaine Pitney Bowes. Avec un engagement à long terme, les frais de location mensuels sont réduits. Cela laisse également plus de temps avant de devoir renouveler le bail.
Après avoir choisi l'entreprise auprès de laquelle vous souhaitez louer une machine, nous vous suggérons de contacter le support client. Le représentant vous conseillera selon le volume de courrier de votre entreprise ainsi que votre budget et vos préférences.
Le support client est étroitement lié au le support technique. Lorsque vous parlez avec un représentant, nous vous suggérons de prendre le temps de poser des questions sur les fonctionnalités et les spécifications de votre machine.
Les principaux facteurs à considérer lors de la comparaison des machines à affranchir sont votre volume de courrier et le type de courrier que vous souhaitez envoyer.
D'autres facteurs importants à prendre en compte sont le nombre de lettres par minute (LPM) et le poids maximal que la balance de la machine peut supporter.
Si votre volume de courrier est faible, nous vous suggérons la machine à affranchir IS-280 avec une capacité de 18 lettres par minute.
Si vous êtes une petite entreprise envoyant un volume moyen à élevé de courrier, nous vous suggérons la machine à affranchir IS-350 avec une capacité de 40 lettres par minute.
Pour les entreprises de taille moyenne, nous suggérons le système d'affranchissement IS-480 avec une capacité jusqu'à 150 lettres par minute.
Pour les grandes entreprises, nous suggérons le système d'affranchissement IS-6000 Expert avec une capacité jusqu'à 260 lettres par minute.
Un autre avantage de la location d'une machine à affranchir est que les entreprises ont plus de flexibilité pour l'avenir – elles peuvent constater que leur volume de courrier et d'expédition nécessite un type différent de machine à affranchir. À la fin du bail, les entreprises peuvent passer à une machine plus appropriée.
Pour découvrir toute notre gamme de machines à affranchir, rendez-vous sur notre page dédiée.
Il arrive qu'une machine à affranchir nécessite une maintenance ou réparation. Quadient, constructeur français de machines à affranchir, vous fait bénéficier d'un service après vente réactif et sérieux tout au long de votre bail.