Le coût de l'envoi de courrier via La Poste continue d'augmenter d'année en année. En raison de l'inflation et de l'augmentation des frais d'exploitation, qui ne semblent pas prêtes de ralentir, il est dans l'intérêt des entreprises françaises de commencer à réduire leurs dépenses globales là où c'est possible.

Une manière efficace de diminuer les dépenses est de passer à un service de machine à affranchir pour le traitement du courrier. Lorsqu'un courrier est traité par une machine à affranchir, cela signifie qu'un timbre-poste a été apposé sur la lettre ou le colis via cette machine. Comparé à la méthode traditionnelle de traitement du courrier, l'utilisation d'une machine à affranchir permet de réaliser des économies considérables tant en argent qu'en temps.

Au cas où vous ne le sauriez pas déjà, vous ne pouvez pas acheter une machine à affranchir. Pour commencer à utiliser un service de machine à affranchir, vous devez en louer une. Vous ne pouvez pas en devenir propriétaire, mais vous pouvez en devenir locataire.

La raison pour laquelle vous ne pouvez pas acheter une machine à affranchir est que les timbres-poste représentent une forme de monnaie et sont donc susceptibles de fraude. Étant donné qu'il s'agit d'une monnaie, elle est également sujette à des changements réguliers. Pour éviter les abus et assurer que le coût de l'affranchissement soit exact en temps réel, l'activité de la machine à affranchir doit être suivie.

L'avantage est que vous ne paierez jamais trop pour vos affranchissements - une erreur que les entreprises qui envoient beaucoup de courrier ont tendance à faire accidentellement. Avec un service de machine à affranchir, le montant facturé sera exact à chaque fois.

Les principaux frais liés à l'utilisation d'une machine à affranchir comprennent :

• Frais de Location
• Frais d'Affranchissement
• Fournitures de Courrier
• Frais de Maintenance et de Réparation

Frais de Location

Le fournisseur agréé auprès duquel vous louez votre machine à affranchir vous facturera soit un montant fixe (inchangé), soit sur une base d'utilisation (plus d'utilisation = charge plus élevée ; comme une facture d'électricité). Le facteur qui décide généralement de votre forfait est le type de machine à affranchir louée.

Les appareils à faible volume sont généralement facturés à un tarif fixe. Les appareils à haut volume tendent à être facturés sur une base d'utilisation ou sont arrangés avec un devis personnalisé gratuit par un représentant.

La méthode de paiement à forfait est idéale pour établir une limite aux dépenses mensuelles. La méthode de paiement basée sur l'utilisation convient mieux aux entreprises qui envoient des quantités variables de courrier chaque mois.

Les frais de location moyens varient de 20 à 50 euros par mois. Selon le volume, la taille et la classe du courrier qu'une entreprise prévoit d'envoyer, les frais de location peuvent s'élever à plus de 1000 euros par mois.

Frais d'Affranchissement

Une fois que vous avez acquis un permis pour utiliser une machine à affranchir, vous accéderez à des tarifs postaux préférentiels réservés aux entreprises qui utilisent une machine à affranchir. Vous réglerez des frais d'affranchissement à chaque fois que vous enverrez du courrier mais ces frais seront inférieurs à ce que vous deviez régler avant d'avoir une machine. 

Fournitures de Courrier

Cartouche d'encre, étiquettes autoadhésives, enveloppes... Avec une machine à affranchir vous devrez toujours acheter vos fournitures de courrier.

Louer une machine à affranchir peut sembler compliqué. Il est vrai qu'il y a plusieurs étapes à franchir avant d'être prêt à commencer à affranchir du courrier de votre domicile ou bureau.

Cependant, une fois que tout est en ordre, vous vous libérez d'une variété d'autres contraintes. Vous pouvez maintenant traiter le courrier selon votre propre emploi du temps - vous n'aurez plus à transporter le courrier à La Poste ou à faire la queue. Vous ne paierez plus jamais trop cher pour vos affranchissements et n'aurez plus à vous soucier de la fraude.

Vous économisez de l'argent. Vous gagnez du temps. Vous éliminez les obstacles et réduisez les risques.

Vous trouverez les tarifs postaux actuels pour votre information en cliquant ici.